Информационная служба фирмы

Следует отметить, что практически вся справочная коммерческая информация может быть получена не только в печатной, но и в машиночитаемой форме, как в виде справочных и тексто-числовых баз данных, так и баз данных полного текста, предоставляемых на дискетах и компакт-дисках, и в виде баз данных, доступных по электронной почте в режимах off-line или on-line через диалоговые службы.

В условиях постоянно меняющегося законодательства предприятие должно владеть правовой информацией. Существует множество

источников получения специальной правовой информации в печатной форме:

- «Киоск» издательского дома «КоммерсантЪ»

- «Экономико-правовой бюллетень АКДИ» (приложение к еженедельнику «Экономика и жизнь»

Очень популярны из электронных баз данных: «КонсультантПлюс», «Гарант-Сервис», «Кодекс» ( 18 ).

С 1992 года торгово-промышленная палата России приступила к созданию Единой информационной системы (ЕИС ТПП РФ).

ЕИС ТПП РФ обеспечивает доступ к базам и банкам данных, содержащим следующую информацию:

- о российском и зарубежном законодательствах (законы, указы, постановления, нормативные документы, положения и т.д.)

- справочные и финансовые сведения об отечественных и зарубежных предприятиях (местонахождение, почтовые и банковские реквизиты, справки о кредитоспособности и надежности)

- о потенциальных партнерах (поиск и подбор возможных партнеров по заданным критериям, предоставление о них)

- об экспортных и перспективах рынков товаров и услуг (ценовая информация, экономические прогнозы и т.д.)

- аналитические обзоры (анализ и обработка информации из различных источников, выполнение запросов пользователей)

- о других аспектах предпринимательской деятельности.

Базы данных ТПП РФ:

- «Справочно-информационная система ТПП РФ» (руководящие органы, руководство, подразделения, Комитеты и Советы, подразделения, региональные ТПП, предприятия системы, представительства за рубежом, зарубежные и смешанные ТПП, инофирмы, аккредитованные при ТПП

- «Восточноевропейский бизнес» (более 50000 восточноевропейских фирм и компаний)

- «Деловая панорама» (36000 организаций)

- «Деловое сотрудничество» (подробная информация о предприятиях, поиск по классификатору товаров и услуг на бумажном и магнитном носителях)

- «Предложения инофирм» (взаимовыгодное сотрудничество с иностранными коммерческими структурами)

- «Выставки и выставочные организации» (информация о выставочных мероприятиях)

- «Коммерческие банки» (1500 зарегистрированных на территории России банков)

- «Биржи и брокерские конторы»

- «Законодательство Российской Федерации» (информация по нормативным актам и документам, международному праву, ценообразованию и торговле, по вопросам налогообложения, собственности, внешнеэкономической и хозяйственной деятельности, а также банковскому делу) (16).

Заключение:

Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:

- история создания информационных служб говорит о богатом опыте, информационные отделы обеспечивали высокое качество услуг за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации;

- в условиях рыночной экономики успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения, которым и занимается служба информации в фирме;

Основной задачей информационной службы фирмы является обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации.

Информационная служба ориентирована на быстрое реагирование на происходящие и ожидаемые в ней изменения, адаптацию деятельности предприятия к ее требованиям, на выпуск конкурентоспособной продукции, опережающей потребительский спрос.

Потребность в информации варьируется в зависимости от осуществляемой или планируемой деятельности. Все планы и текущие операции требуют хорошо выверенной информации.

Служба информации должна иметь структуру, состоящую из квалифицированных сотрудников, а также иметь техническую базу (компьютеры, факс, модем и др.).

В задачу информационных сотрудников входит создание полноценного фонда, предназначенного для использования его руководителем предприятия, а также рядовыми сотрудниками фирмы.

Учитывая задачи, функции и методы работы информационной службы, следует, что работники этого подразделения должны иметь информационно-библиотечное образование.

Сейчас информационные службы используют в своей работе наряду с традиционными методами ( аналитико-синтетические методы) и новые, например, экономическую разведку, информационную диагностику. В противоборстве конкурентов в условиях рыночных отношений предприятия вынуждены одновременно применять разведку и наоборот, максимально защитить свою конфиденциальную информацию.

В работе были рассмотрены источники информации, поступающей на предприятие. В основном, это официальные издания (периодические), а также активно используются компьютерные базы данных, что облегчает работу информационной службы.

Создание информационных служб на предприятиях имеет большие перспективы развития.

 Скачать реферат