Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

Следует отметить, что комплекс работ по созданию АСУ довольно широк и контроль за его проведением требует постоянного внимания со стороны руководства предприятия, на котором будет внедряться система.

Сегодня создание АСУ ТП может осуществляться двумя путями:

1. новые сложные технологические процессы, агрегаты и производства должны проектироваться с применением автоматизированных систем управления технологическими процессами. АСУ являются продукцией производственно-технического назначения, входят как комплектующие изделия в автоматизированные технологические комплексы (АТК) и поставляются в соответствии с техническими условиями на данный вид продукции. Ответственной за создание АТК, включая системы управления, является организация - головной разработчик (генпроектировщик) комплекса;

2. создание АСУ для действующих технологических комплексов. В этом случае внедрение АСУ относится к техническому перевооружению производства и ответственность за него несёт само предприятие. Разработка системы может осуществляться либо силами самого предприятия, либо специализированной организацией.

Создание АСУ включает в себя большой круг разнородных работ: разработку системы, конструирование специализированных приборов и средств автоматизации, проектирование помещений для ЭВМ, подготовку обслуживающего персонала и операторов - технологов, комплектацию технических средств, монтаж и наладку системы, её сдачу и эксплуатацию. Все эти работы должны быть чётко скоординированы единым планом-графиком. Как правило создание АСУ средней сложности занимает 3-4 года.[18]

Рассматриваемые пути создания и развития систем управления предприятием позволяют отметить следующие тенденции:

• Всё более популярным сетевым решением для систем промышленной автоматики, интегрированных с сетями офисных приложений, становится Ethernet.
• Простой и легкий доступ к получению данных в масштабах всего предприятия, от датчиков/исполнительных механизмов и до уровня планирования и управления предприятием, наиболее оптимальным способом реализуется при наличии интегрированной сети. Такой сетью становится корпоративная сеть предприятия Intranet, построенная по принципу клиент/сервер и обеспечивающая единое информационное пространство.
• Перспективные системы будут использовать стандартные и максимально открытые, объектно-ориентированные средства управления и доступа к информации. В качестве таких основных средств становятся встроенные Web-серверы и интерфейс ОРС.
• Традиционные АСУП-системы имеют тенденцию превращаться из систем управления сетевыми и системными ресурсами в интеллектуальную платформу управления предприятием в целом. И в этих условиях объективная информация, поступающая с технологического уровня, позволит принимать более качественные управленческие решения.[19]

Данная глава была посвящена практике организации рабочих мест менеджеров с использованием передовых информационных технологий. Рассмотрен исторический аспект организации рабочего места руководителя с использованием технических и электронных средств обработки информации. Были выявлены преимущества и недостатки внедрения подобных новаций, а так же тенденции развития автоматизированных систем управления. Проведено исследование проблем связанных с внедрением и эксплуатацией АСУ и обработкой информации необходимой для принятия управленческих решений. Были намечены пути оптимизации информатизации управленческой деятельности, которые подробнее будут рассмотрены в третьей главе.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА.

Рационализация процесса делопроизводства

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу документационного обеспечения управления (СДОУ) – чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием СДОУ о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

Для оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным – составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем СДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а СДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространённых документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приёма по данному вопросу.[20]

Обработку исполненных и отправляемых документов также целесообразно централизовать в единой экспедиции предприятия.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещён.

При приёме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы СДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлён на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов должна включать в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

 Скачать реферат