Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
5
Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.
Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:
1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
2. Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или техническое).
3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан – знание второго иностранного языка).
4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.
5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).
Указанные требования являются минимальными.
В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.
В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.
1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.
2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).
3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные и / или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.
4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.
5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия – AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.
Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.
Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.
1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).
3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.
4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).
5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).
Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них (в порядке убывания):
1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;
2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);
3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;
4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординации) и корпоративной культуры;
5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).
В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как: [19]
1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;
2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;
3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;
4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;
5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.
Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:
1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;
2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;
3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;
4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;
5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).
Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.
Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)
Компетенция офис-менеджера
Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).
Скачать реферат