Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации

Введение

Свою контрольную работу я выполнила, опираясь на деятельность реальной организации – небольшой строительной компании, специализирующейся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел.

В работе я рассмотрела основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Раскрыла теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Так же мной была составлена примерная номенклатура дел и оформлена в виде приложения. Описала состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

Основные виды деятельности фирмы

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ФореСТайл»

Род деятельности: Проектирование, строительство.

Структура: в структуру организации входит 5 отделов

1) административный отдел;

2) производственный отдел;

3) отдел паспортизации;

4) бухгалтерия;

5) отдел кадров.

Функции отделов:

1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;

2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка паспортной документации; согласование;

4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;

5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.

Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:

Номенклатура дел фирмы

2.1 Виды и состав номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[1].

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному (с учетом сроков хранения).

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00.

Форма номенклатуры дел организации

 Скачать реферат