Билеты к экзамену по архивоведению

В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии — окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, раздвижных ставней.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора — пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочность бумаги, способствует увеличению влаги. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров. Уборку помещения следует проводить только влажную.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки В архивохранилищах может обитать моль, тараканы.

При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина. Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 — 35 °С, защищенными от прямых лучей.

Современная сеть государственных архивов в Российской Федерации.

В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации (18), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения - в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.

Росархив:

координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства;

определяет категории госучреждений как источников комплектования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за сохранностью и использованием этих до" кументов;

осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве».

Архивные справочники, их назначение и содержание.

В Основных правилах работы госархивов СССР установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел.

В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д.

Архив может иметь несколько каталогов: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог.

Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива.

Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками; краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки.

В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный, географический, именной, хронологический.

Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах.

При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.

Работа читальных залов архивов. Учет использования архивных документов.

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из оcновных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств его организацию. В зависимости от целей использования состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использов ния документов.

 Скачать реферат