Билеты к экзамену по архивоведению
10
Достаточно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.
Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения чли общественной организации, действительного по установленным "Равилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.
Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследования и оригиналам.
При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление
Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой AKTI о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.
Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности
Функции архива в структуре организации.
Основное назначение архивов состоит в обеспечении сохранности и использования документов. Для осуществления функции обеспечения сохранности документов архиву нужно прежде всего иметь объекты хранения. Осуществление контроля за состоянием, хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях, предпр-ях возложено на гос. архивную службу. Функции контроля за деятельностью ведомственных архивов выполняют гос.архивы.
Основная функция гос.архивов с переменным составом документов – временное хранение документов, поступающих из учр-ий районного звена и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию, гос.архивы контролируют состояние документов в учр-ях районного звена, сельскохозяйственных предпр-ях.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учр-ий, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учр-ий.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности стр-ым подр-ям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление гос.службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. проведение при необходимости работ пот улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на гос.хранение.
1. Архив составляет и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учр-ия годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка кпередаче и передача на гос.хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в гос.архив. составление первичной исторической справки по истории фондообразования.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учр-ий, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов – дальнейшее развитие отрасли или отдельной орг-ции, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
-информирование руководителей и работников орг-ции о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства,
-исполнение запросов учр-ния и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учр-ям и исследователям, работающим в читальном зале,
-организацию учета использования документов архива.
Цели и формы использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, его нормативная база.
Использование документов, хранящихся в архивах, является одной из основных задач архивных учреждений.
Цели (или направления) использования документов, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные и агитационно-пропагандистские, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан.
Формы использования архивных документов многообразны:
1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.
2. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, в хрестоматиях.
3. Подготовка выставок документов, радио- и телепередач.
4. Выдача дел для изучения в читальный зал.
5. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.
6. Проведение экскурсий по архиву (студенческих и иных групп).
7. Проведение встреч с общественностью, где архивисты выступают с лекциями и докладами по определенной теме.
8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.
9. Наведение биографических справок социально-правового характера.
Скачать реферат