Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

- социальные гарантии

Положение о порядке разработки и оформления положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в ОАО «Желдорреммаш»

В соответствии с данным положением должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в данной должности.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.

Положением установлены требования к содержанию разделов должностной инструкции.

В должностную инструкцию включены следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Требования к знаниям и опыту

3. Должностные функции (обязанности)

4. Права

В Положении приведена также форма первого листа должностной инструкции (приложение 1).

Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Фома листов журнала содержит 5 разделов: наименование документа, номер должностной инструкции, дата инструкции, основание пересмотра и новую дату утверждения.

Должностные инструкции работников службы делопроизводства основаны на всех вышеперечисленных локальных актах ОАО «Желдорреммаш», а также Положении о службе ДОУ.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.

8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

Рис.1 – Структура службы документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:

- контролю оформления документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых данных в автоматизированную систему «Документооборот».

Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш»

Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО «Желдорреммаш» имеют единую форму и включают следующие разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

В разделе «Общие положения» устанавливается категория, к которой относится соотвествующая должность.

В данном разделе указаны общие требования к должности:

- образование

- стаж работы

- требования к специальной подготовке

- требования к знаниям и навыкам, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.

Например, инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать: должностной инструкция делопроизводство документационный

1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии.

2. Формы и методы контроля исполнения документов.

3. Структуру предприятия и его подразделений.

4. Стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию.

5. Схемы документооборота.

6. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

7. Законодательство о труде.

8. Правила внутреннего трудового распорядка.

9. Правила и нормы охраны труда.

В общих положениях указано непосредственное подчинение специалиста, а также указана должность, которая замещает специалиста в случае его отсутствия.

Во втором разделе – «Должностные обязанности» приводится полный перечень обязанностей специалиста.

Третий раздел – «Права» содержит список прав, которые имеет специалист при исполнении своих должностных обязанностей.

Например, инспектор по исполнению поручений имеет право:

1. Требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.

2. Знакомиться в структурных подразделениях организации со всеми документами по проверяемым вопросам.

3. Участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

4. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

 Скачать реферат