Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области

Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.

Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией.

Нормализация - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.

После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

· Таблица 1 «Персоналии» - личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.

· Таблица 2 «Образование» - личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.

· Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

· Таблица 4 «Боевые действия» - личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.

· Таблица 5 «Награды» - личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.

· Таблица 6 «Плен» - личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.

· Таблица 7 «Семья» - личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.

· Таблица 8 «Дети» - личный номер, ФИО детей, годы рождения.

· Таблица 9 «Звание» - личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.

· Таблица 10 «Трудовая деятельность» - номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.

· Таблица 11 «Служба» - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.

Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:

· Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.

· Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.

· Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.

Составление схемы баз данных

Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:

· числовой;

· логический;

· текстовый;

· поле дата/время;

· денежный;

· поле MEMO и другие.

Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Сортировка полей таблиц по типу данных

Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Списки и поля со списком служебной карточки

 Скачать реферат