Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области

Коллективная работа с информацией

Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).

Технологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

· сетевой доступ к файлам и базе данных;

· локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

· терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

· просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:

· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.

В Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.

Раздел 2. Анализ структуры документооборота ГУФСИН

Анализ схемы документооборота

Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.

Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.

Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офицерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).

В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.

Таблица 2.1

Схема документооборота

Продолжение таблицы 2.1

Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).

Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.

Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MS Word. Никаких автоматизированных БД не ведётся.

Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.

На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.

Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма

Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.

Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.

Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.

Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.

Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.

 Скачать реферат