Совершенствование документирования управленческой деятельности

сбор

информации

составление текста,

оформление

Рис. 2.2.1 Процесс документирования

КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов

Ввиду того, что АГИО является государственным учреждением, ГОСТ, типовые инструкции, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для неё не рекомендательный, а обязательный характер. Все служащие администрации при создании и оформлении документов руководствуются ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Федеральным законом «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485–1, ОКУД, ГСДОУ и иными нормативными актами, регулирующими документирование [17].

На основе ГОСТ Р 6.30—2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти начальник УДО разработал Инструкцию по делопроизводству в АГИО [19], в которой отражены правила подготовки и оформления отдельных видов документов; требования к оформлению бланков и реквизитов документов; организации документооборота, доставки, приёма, обработки и распределения входящей и исходящей корреспонденции; порядку прохождения внутренних документов, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности документов, подготовке и передаче документов на архивное хранение.

Группой инспекторов УДО была создана Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в АГИО [24], в которой даны перечни наиболее употребительных грамматических конструкций официально–делового стиля, описаны трудные случаи использования названий органов, действующих при Президенте РФ и Правительстве РФ, должностей; особенности склонения фамилий, имён, географических наименований; приведены правила изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Экземпляры памятки и инструкции разосланы во все структурные подразделения АГИО и доведены до сведения всех должностных лиц, в чьи обязанности входит создание и оформление документов. Кроме того, в ПК каждого служащего имеется банк унифицированных форм документов, используемых в работе. Банк форм подлежит периодической актуализации, в процессе которой из его состава выводят устаревшие, разрабатывают новые, включают вновь утвержденные и корректируют действующие формы, что связано с изменениями в нормативных документах по вопросам ДОУ, а также управленческой деятельности АГИО.

За соблюдением требований, отражённых в вышеописанных нормативных актах следят начальники структурных подразделений администрации. Инспекторы отдела приёма и отправки корреспонденции контролируют правильность оформления исходящих документов, проверяя наличие подписей, приложений, грифов согласования и утверждения; соблюдение правил оформления реквизитов.

Анализ использования НИТ в документировании

Рабочие места служащих администрации оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными аппаратами. В копировально–множительном бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная и брошюровальная машины.

Инспекторы отдела учёта и контроля исполнения документов с помощью ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно–справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок).

Однако, несмотря на наличие большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в АГИО на сегодняшний день ведут бумажный документооборот.

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции осуществляют традиционным способом — в журналах, — что значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов.

В отделе приёма и отправки корреспонденции средства оргтехники отсутствуют — многостраничные реестры исходящей корреспонденции составляют собственноручно, получая второй экземпляр посредством копировальной бумаги.

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются по зданию АГИО, что ведёт к значительным потерям времени.

Для поиска документов, находящихся в оперативном пользовании или на архивном хранении, также требуются значительные затраты времени.

Во всех структурных подразделениях АГИО создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной оргтехники. Специализированное ПО для ведения электронного документооборота не установлено — в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации. Согласно статистическим данным, предоставленным отделом учёта и контроля исполнения документов, документооборот одного календарного года, в среднем, составляет 67857 документов (Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО представлена в Приложении № 3.

Анализ технического оснащения в целом показывает, что в АГИО уже есть условия для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (Pentium IV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase), работоспособность которых в критические моменты поддерживают два ИБП (APC Back–UPS RS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие характеристики: Pentium II, Windows XP Pro, 512 Mb, HDD 80 Gb.

V

Год 2005 2006 2007

Рис. 2.2.2 Объём документооборота в период с 2005 по 2007 гг.

Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

- Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

- Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

- Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

- Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем:

 Скачать реферат