Совершенствование документирования управленческой деятельности

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:

- Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

- Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

- Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- Справочно–информационная работа;

- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

- Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

- Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

- Проведение экспертизы ценности документов;

- Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

- Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

- Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;

- Разработка проектов правовых и иных актов;

- Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

- Рационализация рабочих мест работников УДО;

- Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

- Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

- Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].

Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

- Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Доставка документов в структурные подразделения администрации;

- Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

- Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

- Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

- Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

- Формирование и ведение справочно–информационного массива;

- Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

- Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

- Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

- Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

- Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

- Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

Копировально–множительное бюро

- Копирование и тиражирование документов;

- Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

Архив

- Приём, учёт, хранение и использование дел;

- Оказание методической помощи в оформлении дел;

- Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

- Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

- Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].

Документирование управленческой деятельности

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1).

			утверждение

изучение

задачи / проблемы

					устранение фактических неточностей; грамматических, пунктуационных ошибок; оформление

 Скачать реферат