Совершенствование документирования управленческой деятельности

- Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

- Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

6 АРМ;

- Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

2 АРМ;

- Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело–Предприятие» на 69 рабочих местах.

Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2. Обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис–Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело–Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2. Расходы на обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.

Итого: 710270 (руб.).

Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.

Основной производственный фонд — средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.

Нематериальные активы — активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].

Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].

В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:

- Возврат от инвестиций;

- Период возврата инвестиционных вложений;

- Рост производительности труда [30].

Расчёт возврата от инвестиций

Для расчёта возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников [30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации:

, (1)

где — численность работников;

— время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам;

— время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.

Нормы времени и приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти.

 Скачать реферат