Оформление управленческих документов

- фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

- имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин 709 44 23

Илья Иванович Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем роле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2002.

В дело № 08-15. Исполнитель Зотов Е. Л. Зотов

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампах указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

- От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

- Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

- Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях[12].

Оформление управленчеcких документов

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному составу – приказы по личному составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

 Скачать реферат