Организация работы с документами

Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды работ с документами

Классификация документов

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

· административная;

· статистическая;

· коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система до­кументирования.

Административная система документирования по видам документов де­лится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

· обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

· повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

Общая схема классификации документов (схема 1)

Схема 1

 Скачать реферат