Организация работы с документами
3
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1) письма, присланные в копии для сведения;
2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3) первичные документы бухгалтерского учета;
4) учебные планы, программы, копии;
* Документы, указанные в п З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.
5) месячные, квартальные и другие отчеты;
6) формы статистической отчетности;
7) сообщения о совещаниях, заседаниях;
8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10) телеграммы и письма о разрешении командировок;
11) научные отчеты по темам;
12) прейскуранты;
13) нормы расхода материалов.
Документы распределяют на группы:
¨ документы, адресованные руководству, или без указания структурного подразделения;
¨ предложения, жалобы, заявления граждан;
¨ документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.
Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.
Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.
Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.
Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).
Схематично работу с входящими документами можно представить в виде следующей блок-схемы (рис.1).
Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов
Работа с исходящими (отправляемыми) документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:
¨ составление проекта документа;
¨ согласование проекта;
¨ проверка правильности оформления документа;
¨ подписание;
¨ утверждение (если необходимо);
¨ регистрация корреспонденции;
¨ отправка документа адресату;
¨ подшивка второго экземпляра в дело.
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.
Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.
Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
¨ составление проекта;
¨ согласование;
¨ проверка правильности оформления;
¨ подписание;
¨ регистрация.
Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
¨ передачу документа исполнителям;
Скачать реферат