Инромационные технологии управления проектами
3
Настройка таблиц.
Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой, например Gantt Chart (Диаграмма Ганга), а есть представления, состоящие из одной таблицы, например Resource Sheet (Лист ресурсов).
В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Однако можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage пользование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Таким образом образом, хотя в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсов), просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды View > Table (Вид > Таблица).
При настройке таблиц можно добавить (Insert > Column (Вставить > Столбец), удалить и форматировать колонки таблицы, если набор столбцов по умолчанию включенных в таблицы не подходит к задаче. В раскрывающемся списке Field name (Имя поля) перечислены поля, которые можно добавить в таблицу (поля из "внутренней" таблицы того же типа, что и настраиваемая).
Настройка диаграмм.
Для настройки диаграмм используются средства форматирования. Они позволяют: 1) изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков; 2) определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками; 3) отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.); 4) форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения проекта.
Настройка происходит с помощью диалогового окна форматирования (Format > Format Bar).
В том случае, когда требуется форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих), используется групповое форматирование элементов диаграммы (Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков). Оно позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме. Отбор задач происходит на основании полей типа Flag (Флаг) с использованием списка.
Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения) относятся к типу задач Normal (обычная) и потому наслаиваются друг на друга (один отрезок поверх другого). Для того, чтобы отображались друг под другом, следует воспользоваться столбцом Row (Строка) в окне форматирования.
Начальные и конечные точки отрезков выбираются из дат, хранящихся во внутренней таблице. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования шкалы времени (в диалоговом окне – шкала Format >Timescale (Шкала времени)).
Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из 3 уровней (показывают порядок отображения на диаграмме – вверху, посередине, внизу) – верхнего, среднего и нижнего; обязателен только средний. Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если верхний уровень разделен на кварталы, то нижний может содержать месяцы, (недели, дни и т.д.), но не на года.
В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты к финансовому, а не календарному году. Для перехода к нему в MS Project следует установит флажок Use Fiscal Year (использовать финансовый год)
Для настройки диаграмм также используются переключатель Drow (Показывать) – определение способа отображения нерабочих промежутков на диаграмме, при стандартной настройке оно скрыто за отрезками диаграммы; диалоговое окно Zoom (Масштаб) – форматирование шкалы времени, изменение единиц измерения диаграммы в зависимости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS PROJECT и др. Для удобства просмотра больших диаграмм используются вспомогательные линии (Gantt Rows - Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице; Current date – Вертикальная линия, соответствующая текущей дате; Top Tier – Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне шкалы времени и др.), позволяющие соотносить отрезок со шкалой времени. Их настройка производится с помощью диалогового окна Gridlines (Сетка) (в меню Format (Формат)).
Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.
В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка Always roll Gant bars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hide rollup bars when summery expended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Round bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Show bar sptits (Показывать прерывание отрезков).
Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT имеется специальный компонент – мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard – Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.
Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).
Скачать реферат