Автоматизация конторского труда

Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в

словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано уни-

версальное, на мой взгляд определение: «автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автома-

тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из

«Форд мотор компани» на заседании, посвящённом планировке и обо-

рудованию нового завода. После этого термин «автоматизация» сразу

же был признан в качестве удобного выражения для автоматических

устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металло-

обрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употреб-

ляться практически во всех сферах производства, а что касается при-

менения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской

работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон

Диболд из компании «Джон Диболд».

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютер-

ной технологии, автоматизация производство используется практичес-

ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).

В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах

и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка

данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных

(АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень авто-

матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно-

логии обработки данных.

Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой «контро-

лируемое действие аппарата или машины». Это значит, что для регу-

лирования и контроля за действиями машины используются различ-

ные электронные или механические устройства. Автоматизированный

завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На

фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись

машинами, во главу угла ставится совершенствование оборудования

или машин.

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от

контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде

всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем,

потому что без предварительного анализа и наведения порядка в сис-

темах и методах работы переход к автоматизации попросту привел

бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис-

тема - это «серия функций, действий или операций, ведущих к жела-

емому результату», в то время как метод представляет собой «дейст-

сия системы в её деталях». Основная цель, которая привела к созда-

нию системы комплексной обработки информации, состояла в том,

чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метод упрощения

и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже

на использование так называемых «процедур» во многих языках прог-

раммирования, когда одна и та же процедура может использоваться

по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело на-

писанно только один раз. Используя наиболее краткое определение,

комплексная обработка информации является средством «упрощения

и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых

вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании, которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или в различных комбинациях используемо-

го оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет-

ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-

ловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-

нии автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки по-

тока коммерческих данных. Благодаря этому появляется возможность

установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» машину выполнением этой

работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка

информации есть первый шаг к автоматизации, без использования

КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце-

лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке до-

кументов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден «общий мно-

житель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной

машин или любого типа быстродействующего оборудования для обра-

ботки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой

механизм или устройство, которое позволяет применить методы комп-

лексной обработки информации в любой компании независимо от сло-

жности и размеров её операций.

Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших техни-

ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете-

нию быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти

два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен-

ных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью

ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:

Комплексная обработка информации представляет собой эффек-

тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока

важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью

которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте

или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться

полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо-

ты с лентами или картами*, на которых находится информация». Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры

 Скачать реферат