Сущность, структура, виды, средства и способы коммуникаций в организации

Умение общаться с людьми - такой же покупаемый

за деньги товар, как сахар или кофе, И я готов

платить за это умение больше, чем за какой -

либо другой товар в этом мире.

Дж. Рокфеллер

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информацию различают как:

· исходную, она кладется в основу принятия решений;

· организационную, она используется при реализации решений;

· регулирующую, она сопровождает управленческое решение и

существует в виде определенных правил, предписаний, норм,

рекомендаций;

· учетно - контрольную, она использует на завершающем этапе

управленческого цикла.

Управленческую информацию можно подразделить на:

· внутреннюю;

· внешнюю.

Внутренняя информация - это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть:

· открытой

· для служебного пользования;

· секретной;

· совершенно секретной;

· совершенно секретной особой важности;

Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя.

Управляющая информация выполняет в организации следующие задачи:

· обслуживание функции управления - от подготовки и

принятия решения до подведения результатов его выполнения;

· связывает подразделения организации и обеспечивает

контакты с внешней средой;

· обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать

определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.

Важно знать об управленческой информации:

· какая исходная информация необходима для принятия решения;

· в каких информационных документах оформляется решение;

· какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;

· какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;

· кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;

· каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;

· кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;

· пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением;

проверки достоверности;

· место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию;

· лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;

· формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

Простейшая модель коммуникации выглядит следующим образом:

Сообщение Обратная связь

Структура процесса коммуникаций.

· источник (или отправитель);

· сообщение;

· канал;

· получатель;

· обратная связь.

Рассмотрим каждый из названных компонентов в этой структуре.

Источник - создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

· организация;

· индивид;

· группа индивидов.

Сообщение - информация, которую источник передает получателю.

Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме,

но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется, т. е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

Канал - средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы - передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т. д.

Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

Примеры неправильного выбора руководителем каналов:

а) Руководитель хочет указать подчиненному на его плохую работу, допускаемые им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или высылает ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею о серьезности нарушений подчиненного не удастся. Здесь следует выбрать такие каналы, как официальное письмо или совещание.

б) Руководитель хочет отметить особые достижения подчиненного и направляет ему служебную записку. В этом случае эффективными каналами будут другие: разговор с подчиненным, а затем официальное письмо с выражением благодарности.

Получатель - лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель.

 Скачать реферат