Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 3.6 Надёжность, безопасность

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью

Общие положения.

Внедрение системы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:

· Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.

· Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

· Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.

· Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).

· Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.

· Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Сегодня развитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашей организации нужны: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных (workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в едином информационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения, которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов при четком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами в целом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.

Основания для внедрения системы электронного документооборота.

· Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов, что особенно важно в условиях ограничения бюджетных поступлений в связи с дефицитом областного бюджета 2009 года.

· Регистрация документов. Время регистрации бумажного документа составляет примерно 3 мин. При автоматизированном документообороте время регистрации сокращается до 1 мин. за счет автоматического заполнения некоторых полей регистрационной карточки (поля «дата регистрации», «регистрационный номер»), за счет возможности выбора информации из списка заранее сформированных данных, справочников (поля «доставка», «тип документа», «исполнитель»).

 Скачать реферат