Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

1. Повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства).

2. Переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Внедрение такой технологии позволяет:

1. Ускорить движение документов.

2. Гарантировать своевременное рассмотрение документов.

3. Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.

4. Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.

5. Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.

6. При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.

А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.

Обобщенный список требований

Бизнес-требования

1) Идентификация пользователей

Первый этап. Аутентификация

· защищенность протокола связи;

· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Третий этап. Разграничение прав доступа к документам

· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительность хранилища данных

· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поиск документов

· поиск по полям документа;

· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивация документов

· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликация данных

· только для чтения

· с возможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа с типами документов

· создание новых типов

· наличие конструктора форм

· справочные (подстановочные) поля

· история документа

· отслеживание версий документов

Второй этап. Конвертация документов

· сканирование

· импорт из других форматов файлов

Третий этап. Электронная подпись

4) Работа с бизнес-логикой

· Маршруты движения документов

· Задания (задачи) для пользователей

· Работа с пользовательскими сценариями

Требования к программному обеспечению

1) Требования к ресурсам

· Операционная система

· СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)

· Зависимость от сторонних продуктов

· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

 Скачать реферат