Бизнес-презентации: подготовка и проведение

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей предоставляется, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если переходить от одной важной мысли к другой, лучше кратко повторить основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

* Соотнести объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

* Использовать простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, надо постараться показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

* Объяснить, как объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

* Приводить примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

* Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

Когда основные пункты презентации рассказаны, то надо приступать к заключению. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности выступления.

Перед заключением, сообщите публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

Если цель презентации - убедить кого-либо, повторите основные аргументы. Если цель - мотивировка - закончите девизом.

Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

Заканчивать лучше на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому – закончить выступление вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

Использование наглядных методов и материалов

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

* Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

* Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. Создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и наглядные графические пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда публике предоставляются наглядные материалы нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора, и извлекали смыл из материалов. Как это сделать? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

* Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

* Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

* Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

* Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы представляете.

* Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

* Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Но наглядные материалы не главное, не стоит увлекаться ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Выбор средств для визуализации основных идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план выступлений, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

Доски. Когда выступление адресуется небольшой группе людей можно нарисовать главную мысль, доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от выступления.

Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, не надо гасить свет, таким образом, не теряется связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов теряется контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить.

Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи.

Характеристика средств иллюстрации речи.

Таблица 2

 Скачать реферат