рефераты по менеджменту

Возможно ли только электронное документирование

Страница
2

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранён прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как “документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнение.

Правовая база электронного документирования

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации,

является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

применение информационных технологий;

обеспечение защиты информации»[2].

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация » (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Отметим, что термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»[3] .

Законом установлен правовой режим документирования информации:

1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ;

2) документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде ;

3) за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

ВЫВОД

Проанализировав главу №1 можно сделать вывод: серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с тех пор оно крепко зафиксировалось в стране и начало развиваться большими темпами. Уж с 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров, а уже с 1990-х г в употребление вошел термин «электронный документ».

Так же узнали что, правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Глава 2. АНАЛИЗ БЕЗБУМАЖНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Преимущество безбумажных технологий

В этом параграфе хочется отметить преимущества безбумажных технологий на примере делопроизводства в налоговой инспекции.

Отчетность, поступившая в налоговую инспекцию по безбумажной технологии, имеет юридическую силу, а налогоплательщик, представивший документы в электронном виде, считается сдавшим отчетность.

Новая система представляет налогоплательщику ряд преимуществ:

1. Экономия рабочего времени. Нет необходимости посещения налогоплательщиками налоговой инспекции. Вся информация практически в любое время суток отправляется из офиса налогоплательщика.

2. Отсутствие дублирования. Предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях.

3. Избежание ошибок. При формировании информации с использованием средств выходного контроля налогоплательщику представляется возможность ее подготовки и формирования в стандартном формате, с контролем правильности заполнения полей форм отчетности. При этом осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы.

4. Гарантия оперативного обновления форматов представления информации в электронном виде. В случае изменения форм налоговых декларации, бухгалтерской отчетности, иных документов или введения новых форм отчетности, налогоплательщик до установленного срока предоставления информации автоматически получает возможность обновления новых версий форматов ее предоставления в электронном виде.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5 

© 2010-2020 рефераты по менеджменту