Справочник по делопроизводству

Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на;

подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов:

регистрируемые и не регистрируемые.

Предварительноерассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).

Рассмотрен не документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами — в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучениесодержания входящей корреспонденции, оформлениерезолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управлениевходящими документами, получаемыми непосредственно предприятием, имеет ряд особенностей. Так,в соответствии с Нормами времени на работы по ДОУ получение предприятием факсограмм сопровождается выполнением следующих действий: получение текста, его деление на листы формата А4, peгистрации передача по назначению (на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно на исполнение). Получение телеграмм включает: вручение под роспись с отметкой о дате и времени доставки, регистрацию, передачу по назначению (см. выше).

Содержание входящей телефонограммы записывается (печатается) уполномоченным работником предприятия на бланке (в журнале (книге) входящих телефонограмм), с указанием даты и времени приема, после чего передается по назначению. Сообщения электронной почты E-mail, как и другие документы, доставляемые на предприятие в электронном виде, подлежат копированию на автономный машинный носитель и распечатыванию. После сличения с оригиналом на предмет соответствия копия документа регистрируется и передается по назначению.

Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает;

прием надлежащим образом оформленных документовОТисполнителей (ответственных исполнителей); регистрацию документов; тиражирование документов; подготовку документов к отправке; сортировку документов; передачу документов.

Уточним, что организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всею надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка:

соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

правильности оформления документа;

комплектности документа (в частности на предмет наличия соответствующих приложений);

наличия и достоверности сведений об адресате; наличии и достоверности листа рассылки.

Особенности организации управления документами, состоящими на текущем хранении

Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в отдельные папки. С целью снос временного и упорядоченного формирования дел документы в срок не более 15 дней с даты их исполнения подлежат сдаче в места текущего храпения. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется содержанием отметки об исполнении, совершенной на лицевой стороне первой страницы документа исполнителем (ответственным исполнителем) или его непосредственным начальником, с учетом функционального назначения дел, в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением следующих правил:

Основные правила формирования дел

1 В дела следуетпомещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правим, располагаются либо в обратной хронологической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

2.Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных — до или свыше Шлет или постоянных, при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

3.Документы коллегиальных органов упрощения целесообразно помещать в два дела — материалы по подготовке протокольных мероприятий и материмы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжении по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4.Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а из данные в виде брошюр хранятся отде.:1ьно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.

5.Документы протокольных мероприятии помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Мате- риа.'1ы к соответствующим протоколам помещаются в дели непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел Документы переписки — телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма — помещаются в дела в виде бумажных копии (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

 Скачать реферат