Справочник по делопроизводству

Не допускается помешать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.

При заведении дела лицевая сторона папки оформляется так, какэто показано на стр. 83. Кроме того, на корешке обложки делает» отметка (наклейка) с указанием номера дела, а для дел, состоят! из нескольких томов (частей), — и номера тома (части).

Управление документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, производится для обеспечения сохранности документов и образуемых ими дел в процессе хранения и последующей работы с ними6*. С этой целью текущее хранение документов (дел должно производиться в приспособленных помещениях (раб' комнатах), оборудованных запираемыми шкафами, стеллажам» сейфами или столами. Размещение документов на полках шкафов (в ящиках столов) и их последующее хранение производится и вертикальном положении, корешками дел наружу.

Для защиты документов от воздействия солнечного света окна в помещении должны быть снабжены плотными шторами достаточной ширины и высоты. В помещениях для хранения должен поддерживаться постоянный температурно-влажностный режим, отвечающий целям обеспечения зашиты документов от перепадов температуры, влажности, а также от пыли. Для обеспечения документе! от случайных механических повреждений, а также от хищений доступ в указанные помещения (к местах хранения) должен быть ограничен, а сами помещения (места хранения) должны находиться под постоянным наблюдением. Для обеспечения оперативно! о и надежного поиска документов дела на полках следует располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Копия номенклатуры дел (соответствующая выписка из нее) обычно помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы и иное оборудование, предназначенное для размещения документов (дел), нумеруются.

Работа с документами, состоящими на текущем хранении, производится в приспособленных для этой цели помещениях (рабочих комнатах), обеспечивающих сохранность документов в процессе обращения с ними. Выдача документов в работу должностным лицам предприятия производится с разрешения руководителя службы ДОУ в составе дела под роспись на время, фактически необходимое для работы.

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);

выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно-практической ценности к уничтожению.

Одновременное экспертизой выполняется оценка качества и полноты ранее утвержденной сводной номенклатуры дел предприятия, соответствие указанных в ней сроков хранения документов нормативным срокам. Результаты выполнения перечисленных процедур фиксируются в соответствующих документах (см. далее).

Отбор документов в составе дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения проводится посредством их полистного просмотра. При этом дела, уже имеющие отметку ЭПК, пролистываются с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

После выделения из их состава соответствующих документов указанные дела переформируются, а отобранные для перевода па режим постоянного хранения документы приобщаются к делам с такими же (однородными) документами либо помещаются в отдельные (новые) дела. По результатам экспертизы ценности документов предприятия составляются:

описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по кадрам;

акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению. Пример акта представлен на стр. 95-96.

Составленные описи подлежат утверждению (согласованию) в ЭП К архивного учреждения, в которое в дальнейшем предполагается передать на постоянное хранение соответствующие дела (документы), и рассматриваются вместе с актами о выделении дел (документов) к уничтожению на заседании ЭК (ЦЭК). Рассмотренные ЭПК и ЭК (ЦЭК) описи и акты утверждаются руководителем предприятия. После этого дела (документы), выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены предприятием посредством переработки (утилизации).

Наименование предприятия (организации, учреждения)

Утверждаю АКТ Наименование должности руководителя предприятия №

№

(место составления) подпись

расшифровка подписи

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению Дата

На основании

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_

 Скачать реферат