Системы организации коллективной работы

Введение

Тема контрольной работы «Системы организации коллективной работы».

Как известно, все великие достижения человечества создавались коллективным (от латинского collectivus - собирательный) трудом. Каким бы продолжительным ни был спор о роли личности в истории, непреложным остается тот факт, что без коллективной деятельности эти личности вряд ли бы состоялись. Весь мир устроен так, что люди должны (стремятся, вынуждены) находиться в коллективах (группах). Это относится и к животному миру, который очень часто и выживает только благодаря своему «коллективу». Например, обратимся к «гусиным историям», первый «постулат» которых гласит о том, что расстояние перелета гусиной стаи на 70 % больше расстояния, преодолеваемого одним гусем. Собственно говоря, на человеческом языке - это «один в поле не воин».

Что дает работа в коллективе

Если рассматривать коллектив с точки зрения бизнеса, то можно отметить следующее.

Преимущество коллективной (групповой) работы состоит в том, что она позволяет повышать эффективность работы за счет синергического эффекта, при котором результаты совместной деятельности превышают простую сумму результатов работы отдельных членов. Синергический эффект достигается за счет разделения труда, специализации и координации.

В результате коллективной работы появляется знание особенностей поведения людей, закономерностей групповой совместной деятельности, психологических механизмов межличностного взаимодействия, а также умение анализировать свою деятельность как совокупность конкретных проблемных ситуаций, осуществлять межличностное взаимодействие.

Коллективная работа дает возможность осознать необходимость изменения обстоятельств, а также позволяет найти средства для практического осуществления этих целей. Формирование корпоративной культуры возможно только через использование методов работы с коллективом или его группами.

Коммуникационный процесс является частью коллективной работы. Эффективные группы полностью используют знания, навыки своих членов, что поддерживает их мотивацию для выполнения поставленных задач.

Три «К»

Современные информационные технологии способствует появлению удобной среды для совместной работы, которая позволяет пользователям получать всю необходимую для работы информацию и обмениваться ею друг с другом. Причем возможна и связь между территориально рассредоточенными сотрудниками организации. В любой организации выделятся три формы взаимодействия сотрудников, связанных между собой общими бизнес-процессами. Это так называемые «ККК»: коммуникации, кооперация и координация.

Во-первых, сотрудники могут запрашивать у кого-либо и посылать кому-либо различную информацию. Для автоматизации этой формы общения требуется программное обеспечение, выполняющее функции коммуникаций или электронной почты.

Во-вторых, для коллективного выполнения работы нужно общее рабочее пространство как физическое, так и виртуальное. В терминах информационных технологий - это базы данных электронных документов общего доступа. При этом для территориально распределенных организаций через каналы связи должен существовать механизм синхронизации копий одной и той же базы данных документов.

В-третьих, когда документы пересылаются в соответствии с определенными правилами, они должны быть скоординированы. Программное обеспечение, решающее такую задачу, должно включать в себя встроенные средства координации или автоматизации бизнес-процессов и документооборота.

Все это предполагает коллективную (совместную) работу, выполнение которой осуществляется с помощью различного программного обеспечения. Операционные системы позволяют использовать общие ресурсы сети (папки, принтеры, модемы и т. д.), в офисные пакеты встроены функции коллективной работы с документами. Но существует программное обеспечение, которое принято относить к программам коллективной работы. Несколько лет тому компания IDC провела опрос европейских пользователей систем для совместной и коллективной работы. Были получены следующие результаты (указаны в порядке убывания интенсивности использования), которые и составляют суть программного обеспечения для коллективной работы:

- электронная почта;

- средства распространения и совместного использования информации;

- управление документами;

- возможности выполнения специализированных приложений;

- средства календарного планирования и составления расписаний;

- средства управления корпоративными знаниями;

- управление потоками работ;

- дискуссионные базы данных;

- мгновенная пересылка сообщений (chat);

- конференции в реальном времени.

Электронная почта на сегодняшний день является самым распространенным средством общения и в особых комментариях уже не нуждается. Для ее использования применяются почтовые серверы и клиенты, как правило, встроенные в Web-браузеры, обеспечивающие работу с ресурсами Интернета.

Мгновенная пересылка сообщений (chat), которые еще называют прямым диалогом, позволяет пользователям обмениваться текстовыми сообщениями практически мгновенно, моделируя обычный разговор между людьми. Эту функцию, основанную на открытом протоколе Internet Relay Chat, часто называют «мгновенной (моментальной) почтой». К программам этой категории относятся, прежде всего, ICQ, MSN Messenger и Odigo.

В рамках дискуссионной базы данных основная тема, подтемы и отзывы пользователей имеют заголовки, на основе которых строится ведение диалога. Для дискуссионных баз данных можно использовать специальные продукты, такие как Consensus @nyWare от Soft Bicycle, и приложения для организации рабочего пространства коллектива, объединяющие в дискуссионной базе данных функции анализа и поддержки принятия решений.

Конференции отличаются от других средств коллективной работы тем, что предоставляют удаленным пользователям возможность общения в режиме реального времени. Средства конференций объединяют chat, дискуссионные базы данных, передачу голоса и видео, а также функцию «белой доски», с помощью которой пользователи могут делать на документе свои пометки и знакомиться с комментариями и поправками других участников. Такие средства конференций, как Symposium от Centra Software, позволяют осуществлять и дистанционное обучение.

Три кита коллективной работы

Сколько бы не говорили о возможностях отдельных программных продуктов для организации коллективной работы, это, как правило, средства для решения отдельных задач. Даже набор этих разрозненных программных продуктов не всегда удовлетворяет растущие запросы пользователей. Поэтому, когда говорят о средствах коллективной работы масштаба предприятия, то прежде всего подразумевают продукты:

- Lotus Domino/Notes;

- Microsoft Exchange Server/Outlook;

- Novell GroupWise.

Lotus Domino и Lotus Notes

Lotus Domino - это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации бизнес-процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными базами данных и системами управления ресурсами предприятий (ERP-системами).

 Скачать реферат