Прием иностранных гостей
6
Коммерческий директор Петров П.П. Петров
Главный бухгалтер Ларионова М.И. Ларионова
Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день
Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.
Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций
Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.
В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:
|
Номер статьи |
Вид и название документа |
Срок хранения документов | |
|
в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов |
в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | ||
|
924 |
Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц: | ||
|
924.1 |
по месту разработки |
Пост. |
До замены новыми |
|
924.2 |
в других организациях |
До замены новыми |
-"- |
|
925 |
Предложения посольств к визитам |
Пост. | |
|
926 |
Протоколы совещаний по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц |
-"- |
3 г. |
|
928 |
Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц |
5 л. ЭПК |
-"- |
|
930 |
Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц |
Пост. |
-"- |
|
932 |
Списки членов иностранных делегаций |
-"- | |
|
933 |
Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц |
Пост. |
3 г. |
|
934 |
Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами |
5 л. ЭПК |
-"- |
|
935 |
Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций |
-"- |
-"- |
|
936 |
Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц |
Пост. |
5 л. |
|
952 |
Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества |
Пост. |
10 л. |
|
954 |
Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах |
-"- |
3 г. |
|
956 |
Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах) |
-"- |
-"- |
|
957 |
Программы переговоров |
-"- |
-"- |
|
958 |
Списки полномочных представителей и экспертов на переговорах |
-"- | |
|
960 |
Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами |
-"- |
-"- |
Скачать реферат