рефераты по менеджменту

Процесс коммуникаций и эффективность управления

Страница
3

· Предстоящие сокращения производственных рабочих

· Новые меры по наказаниям за опоздание

· Изменение в структуре организации

· Грядущие перемещения и повышения

· Подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту

· Кто кому назначает свидания после работы

В таблице перечислены некоторые разновидности информации, передаваемой по каналам распространения слухов в организации.

В следующем примере показано как можно использовать слухи.

Как использовать слухи

Как только я выявил каналы распространения слухов в конторе,я быстро понял,как их использовать.Я периодически организовывал утечку информации и узнавал о реакции на нее по каналам обратной связи в этой системе, перед тем как принимать решение или изменять что-то в своих действиях. Так я выявлял возможную реакцию людей. Если она оказывалась благоприятной,я выполнял намеченное,если нет - заново обдумывал план действий.Я, случалось,выжидал с нововведениями давал новостям ход на еще одной волне слухов,или же действовал по прежнему плану,но более осторожно.

Примерно раз в неделю я спрашивал у секретарши “что новенького?”,и иногда она выдавала интересные и важные для меня новости.Как-то раз она предупредила меня,что на следующем совещании один из управляющих собирается предложить реорганизацию, в результате которой мой отдел перейдет в ее подчинение.Он был из породы “создателей империй”, а я должен стать одной из его жертв.Загодя получить предупреждение, значит загодя вооружиться для отпора поэтому я спокойно спланировал свою контрстратегию.Я обратился к нему с предложением передать его отдел в мое подчинение.Он так мучился,объясняя, почему этого нельзя делать,что даже не дошел до вопроса относительно моего отдела.После этого наши отношения оставались мирными все время, пока он и я работали в этой организации.

Коммуникационный процесс

Выше показано, как широко обмен информацией охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с ее эффективностью. Вы знаете, конечно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт был проиллюстрирован Ренсисом Лайкертом при изучении работы мастеров и их подчиненных на одном из предприятий коммунального обслуживания. В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении важных деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчиненным решения по 165 специальным поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил существенные различия между руководителями высшего, среднего н низового уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникаций в их организации. Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация - это обмен.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы бы именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС - это обмен информацией между двумя и более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2)Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3)Канал, средство передачи информации.

4)Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может бы искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

ПРОСТАЯ МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа - «не начинайте говорить, не начав думать».

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5 

© 2010-2022 рефераты по менеджменту