Выборочный контроль как ключевая управленческая функция

Выборочный контроль как ключевая управленческая функция

Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемая управленческая обязанность. Его целесообразность и эффективность зависит от соблюдения определенных принципов. Отсутствие проверок в течение длительного времени таит в себе опасность потери управляемости в организации. Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача — предотвратить их.

Выборочный контроль играет важную роль в управлении компанией. Его целесообразность и эффективность в большой мере зависит от организации проведения, требующей соблюдения определенных принципов. Рассмотрим их.

1. Выборочный контроль применяется только в отношении сотрудников, непосредственно подчиненных данному руководителю.

2. Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемая управленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать. Руководитель неправильно представляет свои задачи по руководству, если, например, заявляет: «Иванову я полностью доверяю, поэтому его не проверяю. У Петрова дела идут не так хорошо, поэтому его я проверяю почти каждый день».

3. При организации и проведении выборочного контроля руководитель не может руководствоваться симпатией или антипатией к сотруднику. Сотрудники должны знать, что праву самостоятельно действовать и решать, которым они обладают в рамках делегированного диапазона полномочий, противопоставлена обязанность руководителя проверить их деятельность.

Проверка кассы — одна из форм выборочного контроля. Ни один руководители не откажется от внезапной проверен кассы только потому, что он доверяет кассиру.

Сотрудники должны знать, что выборочный контроль — неделегируемая обязанность руководителя, Он может осуществляться на любом участке, в любое время.

В цехе, находящемся в подчинении М., работа шла в три смены. Он доверял своим сотрудникам и за 5 лет, в течение которых был начальником цеха, ни разу но проверял их работу ночью. Заменивший его С. через две недели после вступления в должность неожиданно появился в цехе в 3 часа ночи. Он поздоровался с сотрудниками ночной смены и сказал: «Я рад, что вы так старательно работаете, другого я и не предполагал». Однако его ночной визит породил напряженность между ним и подчиненными. Они объяснили это так: «Более двадцати лет мы проработали на заводе. За это время ни один начальник не пытался застать нас ночью врасплох. Поведение С. мы воспринимаем как выражение личного недоверия».

В принципе новый руководитель, контролируя работу сотрудников ночью, действовал правильно. Его предшественник, не делавший этого, нарушал служебные обязанности. Но, с точки зрения корпоративной этики, с действиями нового руководителя нельзя согласиться. До проведения проверки на совещания с сотрудниками он должен был обратить их внимание не то, что он им полностью доверяет, но обязан осуществлять выборочный контроль. Поэтому его появление в цехе ночью для сотрудников не должно быть неожиданностью.

4. Выборочный контроль руководитель должен осуществлять сам. Эта работа никому не может быть передоверена.

5. Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача — предотвратить их.

6. Выборочный контроль следует проводить целенаправленно. Руководитель должен ясно представлять работу сотрудника, возможные источники его ошибок или неверных решений.

Эпизодический обход завода, сопровождаемый вопросами типа: «У вас вес в порядке?», — мера явно формальная. Этого недостаточно для того, чтобы убедиться в правильности выполнения сотрудниками поставленных задач.

7.Выборочный контроль процесса должен быть проведен полностью.При осуществлении контроля руководитель должен изучить сильные и слабые стороны сотрудника как личности.

8.Выборочный контроль не должен мешать производственному процессу. Его необходимо проводить без спешки и нервозности.

9.При проведении контроля руководителю нельзя забывать об этических нормах. Например, он не должен опрашивать коллег о работе сотрудника.

10.Выводы руководителя по итогам выборочного контроля не могут быть основанием для вмешательства в действия и решения сотрудников, если они не выходят за рамки данных им полномочий.Руководитель может высказать сотруднику свое мнение по проблеме, оно должно рассматриваться только как побуждение к действию, а не распоряжение.

Заместитель директора магазина одежды увидел в городе пальто немецкого производства, которые конкуренты продавали по 12 900 руб. Но в его магазине такие пальто продавались по 12 000 руб. Он вызвал начальника коммерческого отдела и спросил, чем оправдана низкая цена. Подчиненный объяснил, что цены были установлены с учетом низкой закупочной цены и благодаря этому оборот очень хороший.

Зам. директора тем не менее велел повысить розничную цену на 500 руб., на что услышал ответ: «Я подумаю». Заместитель директора возразил: «Тут нечего думать, как я решил, так и будет».

В ответ начальник коммерческого отдела сказал, что он имеет право устанавливать отпускные цены на пальто самостоятельно, и не будет нести ответственность за их сбыт, если цены повысятся.

Заместитель директора имел право ни выборочный контроль, заметив значительную разницу цен на пальто. Выборочный контроль окончился в тот момент, когда причины установления низкой цены на пальто были разъяснены. Упреки руководителя были излишними. Его распоряжение о повышении цены явилось вмешательством в сферу полномочий сотрудника.

11. Руководитель должен быть в состоянии провести выборочный контроль в обычной рабочей обстановке.

Вице-президент банка с большим объемом работы курирует 25 директоров филиалов. У каждого из них, в свою очередь, — до 20 сотрудников. Справиться с требуемым объемом проверки он, естественно, не может. Руководство банка обязано пересмотреть объем нагрузки высших руководителей банка.

12. Выборочный контроль считается полным только при анализе его результатов. По итогам проверки с сотрудником проводится беседа. Руководитель не должен откладывать анализ результатов проверки и беседу на более поздний период.

13. Если результаты выборочного контроля удовлетворяют руководителя, то он должен сказать сотруднику, что доволен им. Если есть основания, сотрудника следует поощрить, при выявлении ошибок и недостатков провести с ним критическую беседу. Без этого цель проверки не будет достигнута.

14. При обнаружении грубых нарушений руководитель помимо проведения критической беседы может применить по отношению к нарушителям более жесткие меры.Очень важно, чтобы сотрудник знал о своих ошибках. Он имеет на это право, чтобы иметь возможность их исправить.

15. Если руководитель не в состоянии заниматься проведением выборочного контроля, то независимо от имеющихся причин он должен проинформировать об этом вышестоящего руководителя.

 Скачать реферат