Анализ процедур управления

Завершающим является седьмой этап — этап внедрения, на котором производится обучение управленческого персонала, внедрение в реальную организационную систему разработанных и исследованных на предыдущих этапах механизмов управления с последующей оценкой эффективности их практического использования, коррекцией модели и т.д.

Наличие в организации определенной совокупности конкретных механизмов управления привлекательно как с точки зрения управляющего органа — так как позволяет предсказать поведение управляемых субъектов, так и с точки зрения управляемых субъектов — так как делает предсказуемым поведение управляющего органа. То есть снижение неопределенности за счет использования механизмов управления является одним из существенных свойств любой организации как социального института.

Процесс управления в динамике можно представить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Управляющий орган выбирает ту или иную процедуру принятия управления (тот или иной механизм управления, то есть зависимость своих действий от целей организации и действий управляемых субъектов).

Рассмотрим в следующей главе более подробно вопросы процедур управления.

Процедуры управления: понятие и виды

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

― определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;

― подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства;

― определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму).

Понятие "процедура" отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Технология управления тесно связана с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы.

Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, то есть от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции.

Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Процедуры отличаются по ряду признаков и классифицируются следующим образом:

1. По должностным признакам на творческие, логические, а также на технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 шестидесяти, у специалистов — 40 процентов, у технических исполнителей — до 20.

2. По содержанию — на информационные, логико-мыслительные и организационные.

3. По степени повторяемости на повторяющиеся и нет.

4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.

5. По характеру сочетания во времени на последовательные, параллельные, последовательно-параллельные.

Роль процедур в эффективном процессе управления очень велика. В рамках одной функции управления процедуры могут быть внутренними и внешними.

К внутренним процедурам управления как процесса относятся:

― информационная подготовка;

― разработка вариантов решений;

― принятие решения руководителем;

― организаций его выполнения;

― контроль.

Входное воздействие поступает от предыдущего этапа процедуры управления, а выходное воздействие поступает на следующий. С процедурами информационной подготовки, разработки вариантов решения и организации выполнения образуются функциональные связи, а с процедурой принятия решения — линейные или функциональные в зависимости от приоритета процедуры. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

При сознательном проектировании технологии управления можно избежать ненужных и второстепенных процедур управления, исключить дублирование работ, сократить документооборот, сформулировать чёткие критерии к качеству результата на каждом этапе управленческого процесса. Технология позволяет усилить эффект человеческих действий путём сочетания отдельных элементов в единую цепь.

Одновременно это вносит разумную организованность в сам процесс управления за счёт введения норм и правил выполнения отдельных операций. При этом для трудового процесса лиц, причастных к управлению предприятием, применимы такие категории, как технологическая дисциплина, регламент и т. д. Этот аспект технологизации управления позволяет более эффективно применять методы мотивации.

Заключительные выводы

управление матричный аналитический решение

Для руководителей в практике управления особое значение имеет технология выработки и принятия управленческого решения. Она представляет собой целенаправленный, взаимоувязанный, упорядоченный набор методов и приемов деятельности субъекта управления по выбору управленческих альтернатив.

Для принятия управленческого решения нужно пользовать определенными процедурами. Процедура — определенная регламентированная последовательность осуществления процесса управления.

Среди основных процедур управления выделяются:

― диагноз проблемы или объекта управления;

― формулировка ограничений и выбор критериев для принятия решения;

― выявление управленческих альтернатив;

― оценка альтернатив;

― окончательный выбор альтернатив и формирование решения;

― организация выполнения решения;

― контроль выполнения управленческого решения;

― установление обратной связи с объектом управления, при необходимости, корректировка цели.

Для выработки оптимального решения могут применяться методы анализа альтернатив, аналитические методы, статистические методы, метод математического программирования, матричный метод (из теории игр), методы психологической активации и методы подключения новых интеллектуальных источников.

Принятое управленческое решение доводится до исполнителей путем устной постановки задач, письменного доведения, передачей формализованных команд.

 Скачать реферат