Характеристика организационных и технических мер инженерно-технической защиты информации в государственных структурах

Структура и функции офисной деятельности

Исходя из того, что для достаточно сложных управляемых процессов (а к таковым и относятся социальные и экономические процессы и явления) управляющая часть рассматривается как управляющая система, то ее саму следует принимать за систему управления, в которой управляемым процессом является реализуемая в рамках офиса управленческая деятельность.

И тогда, как следует из предыдущего рассмотрения, офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы, управления.

Это определение предполагает наличие следующих структурных характеристик офисной деятельности:

- офисная деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, определяемых совокупностью параметров размещения офиса: количеством мест локализации (одно или несколько), их иерархической соподчиненностью (центральный или филиал) и прочими показателями функционирования офиса в пространстве;

- офисная деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала, т. е. обладает совокупностью временных параметров: моментами начала и окончания осуществления, чередованием периодов с различными интенсивностями своей реализации, прочими показателями функционирования офиса во времени;

- офисная деятельность реализуется людьми, для которых она полностью или частично является основным видом деятельности, что характеризуется составом соответствующего персонала, его квалификацией и стажем, распределением прав и обязанностей и т. п.;

- содержание офисной деятельности определяется задачами обеспечения условий для эффективной реализации управленческой деятельности - управляемого по отношению к офисной деятельности процесса.

Раскрытие перечисленных характеристик офисной деятельности необходимо осуществить прежде всего через содержание управленческой деятельности, которая в существенной своей части сводится к выработке и принятию управленческих решений.

Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. В широком смысле термин «управленческое решение» можно понимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как команду, подлежащую выполнению, поступающую от управляющей части системы к управляемому процессу. Отметим три связанных между собой содержательных проявления управленческого решения:

во-первых, управленческое решение - это вид деятельности, протекающий в управляющей части системы и связанный с подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий;

во-вторых, управленческое решение - это вариант воздействия управляющей части системы на управляемый процесс, формула воздействия, т. е. описание предполагаемых действий управляющей части системы по отношению к объекту управления (управляемому процессу);

в-третьих, управленческое решение - это организационно-практическая деятельность по реализации выбранного воздействия.

Первое проявление управленческого решения отражает в основном сущность управленческой деятельности, второе - ее результат, а третье - обеспечение эффективной реализации этого результата, т. е. определенным образом обусловливает содержание офисной деятельности.

Управленческое решение принимается тогда, когда выявлена та или иная управленческая проблема, проблемная ситуация, т. е. такое положение, когда при наличии данного, существующего состояния управляемого объекта (процесса) возникает необходимость другого, поскольку сохранение данного состояния мешает нормальному его функционированию, совершенствованию и развитию.

Выявив проблему, важно всесторонне ее исследовать, т. е.:

- определить причины и условия ее возникновения;

- ее важность, значимость;

- какой характер решения необходим в данной проблемной ситуации;

- каковы ее возможные последствия;

- каково отношение к проблеме людей;

- где может быть принято решение (в данной системе или вне ее);

- есть ли ресурсы для решения проблемы;

- кто из людей способен к решению;

- какая информация необходима и т. д.

При подготовке решения необходимо также выявить и учесть ограничения, в рамках которых будет реализовываться цель, решаться задача. Эти ограничения могут быть внутренними (для предприятия, например, это производительность оборудования, наличие и квалификация специалистов и рабочих, наличие информации и т. д.) и внешними (сроки решения задачи, финансы, технические нормы, плановые показатели, отлаженность связей с поставщиками и т. д.).

Процесс подготовки и выработки решений сложен и многосторонен, заключает в себе целый ряд этапов и стадий, которые связаны с выполнением различных действий, операций, со специфическими формами управленческой деятельности.

Вопрос о том, сколько и каких стадий в процессе подготовки и принятия решений, каково конкретное содержание управленческой деятельности на них, - спорный и неодинаково решаемый различными исследователями и специалистами.

Однако ясно одно: сколько бы этапов ни выделялось, основным, исходным в подготовке решений является процесс сбора и переработки информации о состоянии системы и окружающей ее среды. В достаточно общем виде процесс выработки и принятия решений может быть структурирован так, как это представлено на рис. 3.

 Скачать реферат