Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

В зависимости от свойств обобщенных характеристик и методов их формирования можно выделить три направления аг­регации информации: функционально-логическое, аналитиче­ское и статистическое.

Первое основано на использовании функциональных и логических связей параметров между собой, а также их отно­шений к состоянию объекта и целевой функции управления.

В результате аналитической агрегации представляются ин­тегральные или экстремальные характеристики множества дан­ных, связанных с ними функциональными зависимостями.

Направление статистической агрегации связано с формиро­ванием и представлением множества отдельных значений пара­метров их статистическими распределениями и характеристиками.

Отфильтрованная (и в случае необходимости - агрегиро­ванная) информация может быть подвергнута операции сжатия. Операция сжатия или свертывания информации предпола­гает, что в результате некоторого преобразования какому-либо сообщению ставится в соответствие более короткое сообщение. Существо всякого сжатия информации заключается в устране­нии избыточности, которая имеется в исходном сообщении.

Изучение различных языков методами теории вероятностей показало, что все европейские языки, в том числе и русский, обладают большой избыточностью - до 50 - 80%. Эта избыточ­ность является естественным приспособлением языка с точки зрения обеспечения его помехоустойчивости."

Способы сжатия информации можно классифицировать следующим образом.

А. По типу элемента информации, над которым выполняет­ся операция сжатия: побуквенное, пословное, словосочетания, фразы, тексты.

Б. По характеру операции сжатия информации:

при побуквенном сжатии сообщений —

1) оптимальное неравномерное кодирование символов ал­фавита;

2) укорочение допустимой для данного алфавита длины ко­довой комбинации символа;

при пословном сжатии слов, словосочетаний и фраз —

1) аббревиатура (условные сокращения);

2) устранение некоторых символов в сообщении на естест­венном языке;

3) постановка в соответствие данному сообщению более короткого;

4) вычисление идентификатора или адреса исходного сооб­щения по его исходной записи при сжатии текстов или представлению:

- более плотная упаковка информации, записанной в памяти;

- библиографическое описание;

- аннотирование;

- реферирование;

- индексирование.

В. По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия: автономное, с учетом взаимосвязи информа­ционных элементов.

Важное значение имеет достоверность информации. В сис­теме должны быть предусмотрены специальные меры контроля достоверности входной и выходной информации, а также от­сутствия искажений при ее передаче и обработке.

Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.

Целесообразность, ценность, полезность или существен­ность информации учитываются в ее семантике. При использо­вании информации в системах управления ее полезность оце­нивается по тому эффекту, который она оказывает на результа­ты управления.

В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характе­ристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В сис­темах оперативного управления для повышения ценности по­ступающей информации и уровня управляемости производст­венными процессами стремятся сократить длительность пере­дачи и первичной обработки информации.

Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.

Существующие системы управления, функционируя доста­точно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздейст­виям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управле­ния. Этими алгоритмами предусматривается формирование но­вых информационных потоков.

Новые информационные потоки создаются также при из­менении целей и критериев функционирования системы управ­ления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее устано­вившиеся информационные потоки при этом часто продолжа-

ют функционировать, что порождает дублирование и использо­вание лишь части необходимой информации и снижает эконо­мическую эффективность работы системы.

Анализ ряда систем показывает, что информационная сис­тема гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы докумен­тов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необхо­димость. Следует также отметить еще одно неприятное свойст­во информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.

Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно до­вольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функ­ционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выпол­нить свои цели при изменяющихся условиях, она должна над­лежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на измене­ние условий их функционирования, является самым убедитель­ным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельно­сти таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.

Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современные информационные технологии (ИТ) опреде­ляются как непрерывные процессы обработки, хранения, пере­дачи и отображения информации, направленные на эффектив­ное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автомати­зации всех информационных процессов, всех стадий формиро­вания результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-техни­ческого прогресса, повышения производительности и эффек­тивности управленческого труда.

Основу современных информационных технологий состав­ляют четыре технических достижения:

 Скачать реферат