Современный электронный документооборот

Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений – бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток – работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Рассмотрим системы электронного документооборота на примере СЭД iTs-Office.

iTs-Office – система электронного документооборота, обеспечивающая создание единого пространства для работы с документами на предприятии. Позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба.

СЭД iTs-Office построена на платформе Lotus Notes/Domino от IBM и является полноценной системой класса ECM (Enterprise Contetnt Management system).

В виду своей функциональности, данная СЭД может стать единой стратегической инфраструктурой для поддержки всего жизненного цикла плохо структурированной информации в организациях любого масштаба.

iTs-Office позволяет обеспечить всех сотрудников организации возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Ключевые особенности СЭД iTs-Office.

Масштабируемость.

Рассматриваемая СЭД позволяет обеспечивать одновременный доступ к системе неограниченному числу пользователей и поддержку распределенных хранилищ любого объема. iTs-Office обладает возможностями настройки и доработки, учитывая специфику организации любого масштаба, также она позволяет обеспечивать работу организаций с географически распределенной структурой.

Безопасность информации.

Безопасность информации обеспечивается характерными особенностями платформы Lotus Notes/Domino. Общепризнанный факт, что Lotus Notes/Domino является самой оптимальной платформой, которая обеспечивает защиту информации наилучшим образом, среди всех возможных аналогов. Не известны случаи взлома данной системы и утечки или утраты информации.

Используется многоуровневая защита доступа к документам, существует возможность подключения внешних средств электронной подписи.

Система безопасности защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования, до утверждения, публикации, архивации или удаления.

Открытость.

Система обеспечивает простую интеграцию с различными приложениями и информационными системами. СЭД iTs-Office поддерживает большое количество ведущих стандартов и форматов электронного представления информации.

Автоматизация бизнес-процессов.

iTs-Office позволяет управлять и контролировать контент на протяжении всего его жизненного цикла. Мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей.

Для обеспечения оперативной и простой связи между сотрудниками компании, привлечению их к участию в совместных бизнес-процессах, используется разработка IBM Sametime, а также почтовый сервер самой платформы Lotus Notes/Domino. Пользователи системы iTs-Office могут выполнять различные действия прямо из карточек документов (выслать закладку на документ любому пользователю, переслать документ и т.д.).

Система электронного документооборота работает в различном аппаратном и программном окружении – поддержка различных операционных систем и серверного программного обеспечения (Microsoft, Linux, Mac и др.).

Вывод.

В данной работе мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях и узнали о разделении информации на структурированную и неструктурированную.

Мы узнали, что существуют системы для работы только со структурированной информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной информацией.

Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами.

Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера нами была выбрана популярная СЭД iTs-Office. На ее примере, мы рассмотрели ключевые показатели качества электронного документооборота, особенностями, которыми должны обладать современные системы электронного документооборота.

С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

· Многофункциональной;

· Удобной;

· Легкой в освоении:

· Стабильной;

· Надежной;

· Быстрой.

Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности.

В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

 Скачать реферат