рефераты по менеджменту

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

Страница
2

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

ПРИМЕР

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности

Интервал времени

Продолжительность

Разбор почты (срочно/не срочно)

1000 - 1020

20 минут

Телефонный звонок ( подтверждение встречи)

1020 - 1030

10 минут

Подготовка документов для встречи с партнерами

1030 - 1200

1 час 30 минут

Делегирование подчиненным работ по новому проекту

1200 - 1320

1час 20 минут

Обеденный перерыв

1320 - 1400

40 минут

Дорога

1400 - 1420

20 минут

Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта

1420 – 1540

1 час 20 минут

Дорога

1540 - 1625

45 минут

Подготовка доклада

1625 - 1700

35 минут

Доклад руководству о прошедшей встрече

1700 - 1725

25 минут

Ответ на письма

1725 - 1800

35 минут

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Помехи, интервал

Продолжительность

КТО

Пометки ( причины)

Телефонный разговор с бывшим коллегой ( во время подготовки документов)

20 минут

б. Коллега

Желание отвлечься от бумаг

Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту

15 минут

Подчиненный

Проблемы с выполнением порученного

Пробка на обратной дороге

45 минут

 

Внешняя причина

Сильные стороны:

· сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

· не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени

· каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

· вся работа, проделанная в этот день, была необходима

· помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны:

· временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)

· непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

Самоменеджмент

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

Постановка целей

ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к.

цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6 

© 2010-2024 рефераты по менеджменту