Анализ выявленных проблем и их оценка

Введение

Функция анализа является первой функцией управленческого цикла. Совокупность выполняемых работ в рамках данной функции достаточно обширна: сбор информации, её обработка, классификация, систематизация, хранение и анализ в целях управления. Анализ предваряет все функции менеджмента, но не характеризует активность воздействия субъекта управления на объект управления.

Анализ является внутренней функцией управления. В рамках функции анализа менеджер стремится конкретизировать стоящую перед ним проблему, обработав максимально больший объём имеющий отношение к проблеме информации. Суть управленческой аналитики в данном случае – классификация проблемных ситуаций и отыскание для каждого класса ситуаций такого варианта управленческого решения, которое в каждой ситуации данного класса не очень бы отличалось от оптимального, а полученное отклонение было бы приемлемо в данной ситуации.

Описание признаков ситуаций каждого класса и соответствующих оптимальных в среднем для класса решений образует базу знаний органа управления по определённой проблеме.

Процедура составления перечня проблемы и её структуризация

Проблема (с греч. - преграда, трудность, задача) или проблемная ситуация - представляет собой совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые нарушают заданное функционирование системы, требуют перевода её в новое состояние.

Главным характеризующим признаком любой проблемной ситуации является частота возможного появления. Так можно выделить 2-е категории проблемных ситуаций:

· стереотипные;

· уникальные:

а) формализуемые проблемные ситуации;

б) слабоформализуемые проблемные ситуации.

Стереотипность ситуаций означает их частую повторяемость. Следовательно, есть возможность накопления опыта и подготовки вариантов решений проблемных ситуаций, то есть стереотипные проблемы - стереотипные решения, а также возможность технологизации процедуры решения.

Уникальные - это такие ситуации, которые в целом не встречались в прошлом. Могли раньше иметь место какие-то части проблемы, но в целом она выглядит другой.

Управленческие ситуации могут быть - простыми и сложными, хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу. Следует учитывать, что отдельный участок управления в организации находиться в системе общей управленческой ситуации, которая включает состояние организации и людских ресурсов, уровень основных задач и проблем развития.

Каждую ситуацию можно разделить на отдельные элементы (переменные и постоянные) по степени их влияния на достижение основных целей и задач. Руководитель должен уметь быстро и чётко выделить существенные, важные элементы проблем, а именно:

· состояние выполнения намеченного плана (в настоящ. время – за прошлый период);

· потенциал кадров, производительность труда;

· состояние материально-технической базы, её возможные изменения;

· цели и задачи управления на конкретном участке, их перспектива;

· соотношение между материальными ресурсами и поставленными целями и задачами;

· масштабы оперативного простора, возможность его чёткого фиксирования

и вероятных изменений;

· основные факторы регулирования;

· временные условия (сроки, ход производства) и другие ограничения,

при выполнении задачи;

· внутренний и внешний рынок покупателей и поставщиков, инфраструктура в месте расположения предприятия;

· материальные и моральные стимулы;

· работоспособность менеджеров;

· положение руководителя (авторитет, престиж);

· окружающая среда.

Проблемы как задачи, требующие решения, являются составным элементом управленческой ситуации. Элементы структуры проблемы:

· предмет (т.е. «В чём суть проблемы ?»);

· объект (т.е. «Где возникла проблема ?»);

· субъект (тот, кто связан с проблемой, её социальный, интеллектуальный элемент);

· связи (т.е. «С чем связана проблема ?»);

· цель решения проблемы (т.е. «Для чего необходимо решать проблему ?»).

Проблемы различаются по содержанию, уровню решения, временному фактору, используемым методам (рис.1.).Существуют и другие классификации проблем, такие например как :

· по назначению (теоретические и познавательные);

· по отношению к организации (внешние, внутренние, прямые и косвенные;

· по времени (долговременные и краткосрочные).

Проблемы также бывают планируемые и непланируемые. Также классифицировать проблемы можно в зависимости от степени определённости их элементов:

1. С полностью управляемыми и предсказуемыми параметрами.

2. С частично (на 40-80%) управляемыми и прогнозируемыми параметрами.

3. С неуправляемыми и непредсказуемыми параметрами.

Классификация по источникам возникновения:

· 1-я группа «проблемы функционирования» связана с тем что фактические результаты не достигли требуемого уровня;

· 2-я группа «проблемы развития» т.е., расхождение между потенциальными возможностями и целями которые были поставлены.

Установление порядка приоритетов

Расстановка приоритетов с помощью анализа АБВ.

Принцип был сформулирован итальянским экономистом Вольфредо Парето, непременно получал поддержку на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето в общем виде означает, что в середине данной группы или большинства, отдельные малые части имеют значительно большую значимость, нежели их удельный вес в этой группе.

Поэтому, в связи с принципом Парето, говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности в рабочую ситуацию руководителя значит, что в процессе работы в первые 20% потраченного времени достигается 80 % результата. Другие 80% потраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Относительно ежедневной работы - это значит, что не стоит сначала приниматься за самые лёгкие, интересные дела или такие, что требуют минимум времени. Необходимо приступать к вопросам с пониманием их значимости и важности.

Сначала- некоторые «жизненно-важные » проблемы, а уже затем- многочисленные «второстепенные».

Техника анализа АБВ происходит из опыта, согласно с которым часть в процентах более и менее важных дел в общей доле остаются в целом неизменёнными. Отдельные задания делятся на 3 класса, в соответствии к их значению с точки зрения достижения профессиональной и личной цели.

Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях, подтвержденных опытом. Самые важные задания (Категория А) состоят около 15 % из общей доли заданий и дел, которыми занят работник. Собственная значимость этих заданий составляет, около 65% общего количества. На важные задания (категория Б) приходиться в среднем 20% общего числа и также 20% значимости заданий и дел руководителя.

Менее важные и несущественные задания (категория В) составляют, наоборот, 65% в общей доле заданий, но имеют незначительную часть- 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Удельный 65 % 20% 15%

 Скачать реферат