Служебные совещания в обучающейся (интеллектуальной) организации

После обсуждения каждого вопроса по нему проводится голосование, а комиссия фиксирует решение в проекте совещания.

По окончании рассмотрения вопросов повестки зачитывается и проект решения совещания, при необходимости после голосования в него вносятся коррективы. Затем ведущему следует подвести итог совещания, поблагодарить участников за плодотворную работу.

На совещании следует обеспечить деловую и доброжелательную атмосферу, чтобы состоялась заинтересованная дискуссия и каждый участник мог в полной мере внести свой вклад в ее эффективность. Для этого выступления должны быть выдержаны в уважительном тоне, лаконичными, иметь конструктивный характер. Руководителю следует учить подчиненных выражаться точно, кратко, по делу, не отвлекаться от темы на посторонние вопросы, пресекать пустословие, демагогию, неконструктивную критику и предпосылки к конфликтам.

Вместе с тем необходимо учитывать закономерность, сформулированную Полем Валери: «Две опасности не перестают угрожать миру: порядок и беспорядок» [1]. Творческий дух совещания убивает не только излишняя степень беспорядка, но и в не меньшей степени чрезмерная регламентированность и контроль — они порождают скованность, закрепощенность, подавляют свободное мышление и обмен мнениями.

Ведущему совещание не следует:

злоупотреблять своими правами: излишние указания, вопросы и отвлеченные рассуждения разрушают творческую атмосферу, снижают эффективность совещания;

позволять обсуждать вопросы, которых нет в повестке дня, т.к. сотрудники к ним не готовы;

позволять в ходе дискуссий критиковать личности, осуждать: в ходе совещания критика может направляться только на идеи, но не на личности;

высказывать первым свою точку зрения, принимать чью-то сторону в полемике до окончательного прояснения вопроса (положение ведущего придает его словам особый вес, поэтому участники совещания, придерживающиеся иных взглядов на рассматриваемую проблему, могут не решиться их высказать; вместе с тем нейтральная позиция не исключает возможности высказать свое мнение, но излагать его следует особым образом, например от третьего лица: «Недавно читал, что .», «А вот в … принято, что…» или в виде вопроса: «А что, если…?», «А если предположить, что…?»;

подавлять мнение меньшинства — истина зачастую определяется отнюдь не числом голосом.

Ведущему совещание следует:

создать условия для творческой работы;

поощрять конструктивную полемику, в том числе высказывание альтернативных точек зрения;

строго руководствоваться принципом, без которого не работает ни одна оргсистема: не оставлять без внимания даже малозначительные полезные предложения, высказывать одобрение внесшим их участникам; если предложение существенно, нашло отражение в решении совещания, повлияло на итог — обязательно отметить это при чтении проекта решения совещания, одобрить плодотворную работу внесшего предложение участника (похвала вдохновит его больше и лучше готовиться к следующему совещанию, а других участников заставит подтянуться, равняться на его успех, и в результате у вас будут эффективно работающие сотрудники и продуктивные совещания; если же результаты совещания начальник будет воспринимать обезличенно или как свою личную заслугу, он тем самым уничтожит стимул для сотрудников, а потому никто не будет готовиться к совещаниям и стараться что-то сделать для компании3; общий закон гласит: всегда правильно определяйте хорошее и плохое, ясно и четко проводите грань между ними, доводите критерии их различия до сведения коллектива; поощ ряйте хорошее — и люди обязательно будут стремиться к нему, что позволит создать эффективный коллектив);

поддерживать новых и молодых сотрудников, не допускать нападок на них;

не препятствовать желающим выступить, стимулировать конструктивную активность, но бесполезные и нудные выступления «активистов» (они имеются в каждом коллективе), вопросы и рассуждения не по теме следует пресекать;

не принуждать к выступлению тех, кто не желает высказываться;

задавать вопросы тем, кто проявляет неконструктивную активность, чтобы вынудить их думать — это снижает «дурную» активность.

Участникам совещаний в ходе выступлений следует:

сосредоточиться на главном, не тратить времени на повторение известных истин, дублирование положений докладов предыдущих выступающих и пр.;

для большей наглядности использовать технические средства — заранее готовить иллюстративный материал (но не злоупотреблять им);

обратившись к аудитории, излагать информацию внятно, размеренно, достаточно громко, подчеркивая паузами, интонацией, повторами важные моменты;

контролировать, понимает ли их аудитория, интересно ли ей выступление;

завершить выступление конкретными выводами и предложениями, поблагодарить аудиторию за внимание.

Необходимо учитывать, что безрезультатность совещаний снижает их статус, поэтому в конце совещания объявите о принятых решениях, об исполнителях и сроках, а затем поставьте на контроль выполнение решений.

Капитализация опыта

Как известно, в современную постиндустриальную эпоху единственный надежный способ сохранить конкурентоспособность, не выпасть из жизни — обладание способностью учиться быстрее, чем конкуренты, неустанное стремление к совершенствованию. Закон современной (обучающейся) организации — непрерывное совершенствование: каждый раз, когда мы делаем что-то, мы должны делать это лучше, чем в прошлый раз.

Соответственно, в обучающейся организации:

результат всякой работы делится на две основные части: — непосредственный результат, на который была направлена работа; — опыт осуществления этой работы;

выполнение всякой работы сотрудником, коллективом сопровождается оценкой, обучением на собственном и чужом опыте, генерируемом изо дня в день, и капитализацией этого опыта, т.е.

внедрением его в практику и таким образом превращением в возрастающую стоимость.

В полной мере это относится к совещаниям.

После каждого совещания руководитель должен:

проанализировать его подготовку и проведение, в том числе: — правильность подбора состава участников и их расположения на совещании относительно друг друга; — степень их заинтересованности в предмете обсуждения; — конструктивность дискуссии и пр.;

выявить отрицательные и положительные стороны, уроки на будущее, уяснить их, довести до сведения соответствующих сотрудников, добиться их понимания и осознания.

Каждый участник совещания должен проанализировать, насколько эффективно он готовился к совещанию и вел себя во время его проведения: как выступал (недочеты, которые нужно учесть), как слушал, задавал вопросы, соблюдал нормы этики и пр., что мешало и что способствовало эффективности совещания, вывести и уяснить соответствующие уроки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, искусство проведения совещаний — это искусство отбора и объединения частных интеллектов сотрудников в единый коллективный «мозг», эффективно функционирующий при уточнении и решении вопросов повестки дня и подготовки и проведения совещания5. Каждое совещание имеет два фундаментальных аспекта.

 Скачать реферат