Система кадровой документации ООО "Модерн"

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа, «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка . и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является постановление Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие квалификационные характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти и согласовываются с Министерством труда и социального развития. Так, Министерством путей сообщения РФ утверждены “Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке” (Указание № А-914у от 18 октября 1996 г.); Министерством общего и профессионального образования РФ – “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования” (приказ № 463 от 31 августа 1995 г.).

К должностной инструкции предъявляются две группы требований:

· по оформлению и содержанию;

· по расположению реквизитов.

Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 г. № 273), который вступил в силу 1 июля 1998 г.

Можно дополнить должностную инструкцию разделом «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Добавить пункт о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

В организации ООО «Модерн» табель форм документов разрабатывается специалистом отдела и утверждается руководителем организации. Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранится в отделе кадров; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации. Контроль за ведением табеля осуществляет отдел кадров. Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменений задач и функций структурных подразделений.

В Табель форм документов организации включаются: формы документов, утверждённые нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля; применяемые в организации формы документов, включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); формы документов, утверждённые распорядительными документами данной организации.

Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой. Разделами табеля могут быть наименование структурных подразделений организации или наименование управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и другое.) Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключается необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам. Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией. Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.

Форма табеля определяется самой организацией. В табель могут входить сведения о наименовании формы документа, о присвоенной этой форме коде, о наличии общегосударственной форме документа, об условиях её заполнения.

В организации ООО «Модерн» нет табеля унифицированных документов для кадрового делопроизводства. Автор разрабатывает на основе кадровых документов табель.

Рассмотрим структуру табеля (см. приложение 2). В первой графе указываем наименование форм документов такие как:

Приказ о приёме на работу (форма Т-1) составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приёме нескольких работников особенно на временные и сезонные работы допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме Т-1а. При оформлении приказа указывается наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приёма на работу.

 Скачать реферат