Организация документооборота за рубежом

Таким образом, выполнив все требования, упомянутые выше (сопоставление и принятие нормативной базы, организация систем ЭДО внутри государств и создание доверенных УЦ), получаем модель МЭДО между выбранными ранее тремя государствами.

Глава вторая

Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

Российский рынок в целом развивается по законам рынка мирового, однако имеет и свои специфические особенности. Это, в частности, относится и к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное.

Перечислим основные особенности традиционно российских методов организации работы с документами.

Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной иерархией. Документооборот в России традиционно строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.

Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций в соответствии с установленными требованиями. В России традиционно документ подлежит регистрации и отражению в специальных регистрационных журналах, регистрационных карточках и т.д., которые являются носителем информации о данном документе. Таким образом, организацией процесса документооборота и делопроизводства занимается специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий никакого отношения к самим документам и их содержанию. Подобная практика на Западе не используется.

Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Российское делопроизводство, определяющее движение документов в организациях и между ними, регламентируется (по крайней мере, должно регламентироваться) не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Сравнение российских и западных методов организации документооборота представлено в таблице 1[23].

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации документооборота

Таким образом, оптимальное решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно увеличит конкурентоспособность создаваемой системы.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

 Скачать реферат