Инструменты ликвидаций утечек времени

Введите в действие систему учета использования телефона сотрудниками, когда автоматически фиксируется, кто и куда звонил и продолжительность внутригородских разговоров.

Организуйте систему учета междугородных и международных переговоров, на которые должно быть получено разрешение руководителя. Ежемесячно проводите анализ расходов на телефонные связи и их эффективность.

Можно использовать принцип системы reception, при которой все входящие звонки принимаются одним человеком и, после предварительного разговора, распределяются по адресатам.

Для делового общения сотрудников установите определенное время, например в конце рабочего дня.

Звонки руководителю следует предварительно пропускать через «фильтр» секретаря или помощника. По результатам телефонного разговора нужно сразу сделать записи, в том числе и в еженедельнике.

Седьмая дыра — работа с бумагами и на бумаге. Многие люди терпеть не могут бумажную работу. Для них предпочтительнее несколько раз съездить на другой конец города, чем написать какое-то письмо или составить документ. Несмотря на развитие средств связи, бумажный носитель информации до сих пор самый распространенный, и избежать бумажной работы не удается. Счета, контракты, договора, акты, таможенные декларации, платежные поручения — мало ли документов необходимо представлять в разные организации. Есть несколько правил, помогающих ослабить «девятый вал» бумажного потока.

Четкая постановка делопроизводства в организации, когда составляются только документы утвержденного руководителем перечня.

Архивирование, позволяющее избежать накопления неучтенных и ненужных документов. Особенно это касается лишних экземпляров, которые «на всякий случай» делаются сотрудниками.

Регистрация корреспонденции.

Организация системы ежедневного сбора почты и рассмотрения ее руководителем в установленное время.

Подготовка документов тогда, когда они продуманны и ясна последовательность изложения материала.

Восьмая дыра — компьютерные игры. Сейчас рабочее место в офисе немыслимо без компьютера: появляется возможность раскинуть пасьянс, сыграть в покер. Компьютерные игры увлекают нерадивых работников. Появляется азарт. Час уходит за часом.

Недавно мы вели переговоры с начальником юридической службы одного из государственных органов России. В очень просторной, прекрасно меблированной комнате размещалось три письменных стола для сотрудников. На каждом стоял компьютер, а на приставном столике — принтер. У начальника и его заместителя устройства не были даже включены, а у третьего сотрудника, женщины средних лет, — работало. Два с половиной часа, в течение которых рассматривался обсуждаемый документ, сотрудница играла в покер. Причем играла так увлеченно, что принципиально не снимала трубку непрерывно звонившего телефона. Ни руководитель, ни его заместитель не сделали ей замечания. Видимо, это была норма в организации.

В одной из фирм, где нам приходилось часто бывать, мы обратили внимание на руководителя, который по возвращении в офис первым делом садился за компьютер и начинал карточную игру. Он мотивировал это тем, что ему нужно расслабиться и отдохнуть. Руководитель компании не учитывал, что в его отсутствие сотрудники развлекаются точно так же. В результате фирма терпела убытки и, не дожив до годового юбилея, развалилась.

Девятая дыра — нерегламентируемое общение. При переговорах с покупателем, заказчиком, потребителем общение должно быть четко дозированным, продолжаться ровно столько, сколько необходимо для установления контакта. Если общение будет чрезмерным и навязчивым, клиенту может показаться, что он впустую тратит время на бессмысленную болтовню. Это может сыграть против вас.

Значительно «кровожаднее» общение с коллегами, сотрудниками, друзьями, приятелями, знакомыми. Эти разговоры, как правило, весьма непродуктивны, но съедают продолжительное время. Если в общении с клиентом прокладывается дорога к соглашению, то при прочих разговорах вы ничего не создаете и ни к чему не продвигаетесь. Это бессмысленная трата времени. Главная задача такого общения — убить время, которое тянется так медленно, когда не хочется работать.

Десятая дыра — непродуктивные встречи. Иногда мы звоним человеку, а нам отвечают, что он на совещании, собрании, переговорах или еще на каком-то виде встреч. К сожалению, есть много людей, профессионально увлекающихся проведением собраний, совещаний, «накачкой» персонала организации, коллективным воспитанием и другими видами траты времени. Зачастую эти встречи назначаются спонтанно и проводятся неорганизованно. Даже если собрание назначено на определенный час, руководитель может начать его с опозданием. Люди приходят и сидят в ожидании. Иногда в совещании участвуют двадцать человек, а практически необходимы только несколько. Такие собрания явно не подготовлены, повестка дня не продумана, участники — случайны. Подобные встречи являются массовой потерей рабочего времени. В связи с изложенным несколько практических советов.

Тщательно готовьте проведение встречи, определите повестку дня, примерную продолжительность рассмотрения каждого вопроса.

Затем назначьте — кто готовит вопрос и докладывает, форму представления необходимых материалов, перечень участников, в том числе по каждому вопросу.

В указанное время на очередной вопрос приглашайте по списку определенный круг лиц.

К встрече заготовьте проект решения по каждому вопросу отдельно.

Обязательно вести протокол. В тот же день протокол должен быть готов. В нем следует указать: кто присутствовал, повестку дня, рассмотренные вопросы, кто выступал и что предлагал, какие были замечания, что решили, кому и что поручили выполнить, в какой срок.

Каждому участнику встречи должен быть передан экземпляр для ознакомления и контроля возложенных на него обязанностей.

Каждая встреча деловых людей стоит денег. Подсчитайте, сколько времени выброшено зря и каких это стоило денег. Такие расчеты отрезвляют человека и заставляют серьезнее отнестись к подготовке встречи большого числа людей.

Одиннадцатая дыра — неэффективная или малоэффективная коммуникация. Эту дыру огромных размеров составляют многие мелкие «отверстия». Неэффективная коммуникация возникает, например, из неумения излагать и слушать, правильно понимать услышанное и быстро схватывать суть информации; отсутствия четкого и ясного мнения по рассматриваемому вопросу, а также комплексу необходимых и достаточных мер для решения; незнания того, как отправлять и получать сообщения, передаваемые одновременно по многим каналам связи. Описанное выше приводит к излишним затратам времени и потому весьма опасно. Вы можете учесть изложенные рекомендации и своевременно внести коррективы в свои действия, минимизируя нерациональную трату невосполнимого времени.

 Скачать реферат