Делопроизводство и документооборот в компании

Реквизит 19 проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с названием документа.

Реквизит 20 проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Это обозначается буквой «К» или словом «Контроль», выделенных цветом или специальным штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19.

Реквизит 21 должен отвечать следующим требованиям:

краткость и точность представления информации, исключение возможности двоякого толкования текста;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, документа по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ним;

структурирование текста документа, т.е. деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство и заключение;

использование типовых элементов текста при описании повторяющихся ситуаций;

изложение должно вестись короткими фразами, без использования сложносочиненных и сложноподчиненных предложений;

представляя объемный материал, необходимо использовать методы свертки информации, например в табличной форме. Если представлено несколько таблиц, то они должны быть пронумерованы, и эти номера соответственно использованы в тексте.

В реквизите 22 перечисляют названия приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом. Если в разные адреса направляются различные приложения, то в реквизите 22 указывается против каждого приложения, в какие адреса оно направляется. При большом числе приложений на отдельном листе составляется их опись, которая подписывается и датируется составителем и прилагается к документу.

В реквизит 23 входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности одинаковые, подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится «Зам.» или «И.о.» и расшифровка фамилии фактически подписавшего лица.

Реквизит 24 разный для внешнего и внутреннего согласования. При внешнем — ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем производится визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, а также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя достаточно места для грифа и печатей. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется проводить в такой последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает документ;

с учреждениями, к которым имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями, в случае необходимости;

с органами государственного контроля или надзора (санитария, экология, пожарная безопасность и т.п.);

с вышестоящими или межотраслевыми органами в соответствии с действующим законодательством.

Реквизит 25 не обязательно должен выражать согласие. Его можно дополнить словами, например, «Возражаю» или «Замечания по пяти пунктам прилагаются на двух листах» и т.п. Внутреннее согласование целесообразно выполнять в такой последовательности:

составитель документа;

руководитель подразделения, в котором составлен документ;

заинтересованные должностные лица других подразделений компании;

общественные организации, в случае необходимости;

руководитель финансовой службы или главный бухгалтер;

заместитель руководителя компании, ответственный за данное направление;

руководитель юридической службы или юрисконсульт.

Реквизит 25 используется и для фиксации процедуры ознакомления с документом. Он служит и подтверждением документа до сведения. Это фиксируется словами: «С приказом (актом и т.д.) ознакомлен». Реквизит 25 располагают ниже реквизита 23. Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, а остальные — на первом экземпляре.

Реквизит 26 ставится на наиболее важных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают гербовые и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должности подписавшего. Действующим стандартом предусмотрены следующие виды документов, на которые ставится круглая печать:

акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; на ведение дел в арбитражном суде и т.д.);

договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений и оборудования; об оказании услуг, сбыте продукции и т.д.);

задания (на проведение строительных и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);

заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

заключения и отзывы организаций по представленным на экспертизу документам;

исполнительные листы;

командировочные удостоверения;

нормы расходов;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

поручения (платежные, пенсионные, проведение валютных операций, выполнение импортных поставоки т.д.);

протоколы (согласования, переговоров и т.д.);

реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;

сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на капитальное строительство и т.д.);

справки (о начислении и причитающейся зарплате, об использовании финансовых средств, об оплате страховых взносов и т.д.);

спецификации (материалов, изделий и т.д.);

титульные списки;

штатные расписания и изменения к ним.

Если требуется более одного экземпляра, то ксерокопии обязательно заверяются. Для этого ниже реквизита 23 наносится реквизит 27, т.е. делается заверительная надпись «Верно» с указанием наименования должностного лица, заверившего копию, ставится его личная подпись и ее расшифровка, дата заверения. Заверительную подпись удостоверяют круглой печатью.

Реквизит 28 располагают на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 29 включает сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ в целях его последующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем или руководителем структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос.

Реквизит 31 проставляется на входящих документах специальным штампом или от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

В любой компании используются в работе следующие виды основных внутренних документов:

 Скачать реферат