Автоматизированные системы управления

Условия труда сотрудников, работающих с ЭВМ

Согласно допустимым нормам работы с ЭВМ все помещения компании оборудованы общеобменной вентиляцией и искусственным освещением. Применено рациональное цветовое оформление помещений направленное на улучшение санитарно-гигиенических условий труда, повышение его производительности и безопасности. Соблюдены так же все меры противопожарной безопасности, а так же электробезопасности. Торгово-офисные площади компании ООО «UKOR AUTO» удовлетворяют минимальным нормам, по количеству ЭВМ на квадратный метр.

Условия труда служащих компании полностью соответствуют нормам, что повышает работоспособность, а как следствие и производительность работы сотрудников.

Описание приема заказа и работы с клиентами на примере отдела импортных продаж.

Работа с клиентами осуществляется ежедневно и требует довольно больших затрат времени, так как менеджеры по продажам постоянно ведут поиск необходимого клиенту товара вручную.

Оформление заказа происходит путем набивания артикулов в готовые шаблонные формы накладных, используя приложение MS Word.

Представим данные о временных затратах одного менеджера отдела импортных продаж, затрачиваемые в среднем на одного клиента в таблице:

Производимые действия	Затраты времени, мин.
Непосредственное (или интерактивное, удаленное) общение с клиентом по вопросу необходимых запчастей	5-10
Проверка наличия необходимого товара с помощью каталога	10-15
Составление заказа, непосредственное заполнение формы заказа	15
Проверка правильности данных	3
Подготовка к отправке, отправка заказа на склад	2
Итого:	35-45

Отсюда определяем, что в среднем на каждого клиента ежедневно затрачивается около 40 минут. При этом происходит обработка полученной информации и обработку необходимой документации.

Схема информационных потоков в компании ООО «UKOR AUTO»:

Данная рассмотренная схема информационных потоков не учитывает полностью документообмен в компании, а ограничивается документооборотом между отделами по продажам, бухгалтерией и генеральным директором.

Так, на схеме буквенно обозначены следующие документы:

Д1 – заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме;

Д2 – кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара;

Д3 – отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании;

Д4 – отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т.д.

Д5 – накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции;

Д6 – накладная, счет-фактура

Д7 – выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость;

Д8 – документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

Направления совершенствования информационных технологий управления

Работа компании ООО «UKOR AUTO» организована не достаточно эффективно, поэтому в структуре работы компании необходимы изменения. Основной недостаток в работе, пожалуй, – повышенная трудоемкость ввода данных вручную, а так же значительные временные потери, затрачиваемые на работу с клиентом по ведению и составлению накладных документов.

Итак, направлениями для совершенствования информационных технологий управления в компании послужат отделы продаж.

Внедрение новых информационных технологий позволят автоматизировать процесс формирования накладной, а так же должно значительно облегчить работу менеджеров по продажам по вопросу поиска необходимых запчастей, информации об их наличие, артикуле, наименовании, количестве и стоимости. Так же значительно облегчится работа генерального директора и отдела бухгалтерии, они смогут с легкость контролировать движение товаров и денежных средств, ввод скидок при продажах и многое другое. Сотрудникам будет предоставлен оперативный, а главное, удобный доступ к информации.

Цели разработки проекта

Целью разработки проекта является внедрение в компанию наиболее эффективной информационной технологии управления, которая в процессе работы будет способна быстро, качественно, удобно и своевременно выполнять стоящие перед организацией задачи, а также обрабатывать необходимую информацию.

Помимо этого целью внедрения новой современной технологии управления послужит будущее планируемое увеличение прибыли компании за счет расширения клиентской базы менеджеров, а так же за счет оперативного получения информации о наличии, остатке, спросе и предложении товара.

Основания для внедрения современной информационной технологии управления

В процессе работы компании выявились некоторая неэффективность обработки информации, которую, после анализа работы компании решено было устранить.

Итак, оснований для внедрения более современной информационной технологии управления было несколько. Прежде всего, это, безусловно, большие затраты времени на ведение необходимой документации менеджерами вручную. Как было упомянуто выше, эти затраты связаны непосредственно с тем, что многие этапы документооборота в компании были сопряжены с бумажными носителями информации. Так, к примеру, все менеджеры по продажам ежедневно работали с бумажными каталогами имеющейся продукции.

Работа с бумажными носителями информации так же вызывала огромную трудоемкость, в связи с тем, что в ассортименте компании огромное количество запчастей, более 4500 наименований, поставляемых различными поставщиками на различные марки автомашин. Этот список постоянно обновляется., поставляемых различными поставщиками на различные марки автомашин.ными каталогами имеющейся продукции. с бумажными Необходимо было обеспечить менеджерам наилучшие условия работы с клиентами, нацеленные на снижение трудоемкости, повышение качества обслуживания и количества клиентов. Отсюда же и большая загрузка персонала компании работами по учету движения товарных ценностей и денежных средств, по оформлению первичных документов и составлению ежедневных регламентированных отчетов.

Как показал анализ работы в компании, реестровые каталоги запчастей не всегда способны обеспечить их уникальную идентификацию, что приводит к сбоям в работе с клиентами, бухгалтерией, складом и начальством.