Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
4
Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.
Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. [5]
"Маркетинговая" стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.
Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.
 |
Хотя на приведенной схеме "ветви" дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих "соседей" по классификации.
Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД.[6]
Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.
Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).
Известными основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.
Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:
- Обработка и хранение документов: регистрация
- Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
- Контроль исполнительской дисциплины
- Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
- Работа с взаимосвязанными документами
- Регламентация прав доступа
- Списание документов "в дело"
- Интеграция с внешними системами электронной почты
- и ряд других.
Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.
Проблемы автоматизации электронного документооборота
В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно позже, чем в других индустриально развитых странах. Такое медленное внедрение и распространение электронного документооборота было вызвано несколькими серьезными факторами.
Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота:
Финансовый фактор.
В большинстве случаев высший менеджмент компаний и руководители государственных органов власти финансируют ИТ-проекты по остаточному принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты и выверенная ИТ-стратегия. В большинстве случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета проекта на процесс обучения пользователей. Именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране; относительная дороговизна систем автоматизации документооборота, особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.
Скачать реферат