Рекомендации по совершенствования системы управления
8
И в заключение рассмотрим организацию и типы собраний, которые могут быть средством формализованного общения между различными группами, принимающими участие в проекте. Для этого обратимся к таблице, которая даст более детально представление о тех собраниях, которые могут быть полезными при работе с проектом.
|
Тип собрания |
Цель |
Участники |
Регулярность |
Содержание собрания |
|
Начальное собрание |
Объявить о начале проекта и его важности |
Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта, заинтересованные функциональные менеджеры |
1 раз в начале проекта, далее при значимых изменениях в проекте |
Объявление о запуске проекта |
|
Собрания руководства и участников проекта |
Обсудить текущий статус проекта и согласовать дальнейшие планы |
Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта |
В зависимости от длительности проекта: 1 раз в неделю, месяц |
Обсуждение текущего статуса проекта, изменений в проекте, проблем, согласование с топ менеджментом его поддержки при необходимости |
|
Планирование следующих стадий |
Детально спланировать и согласовать дальнейшие работы по проекту |
Менеджер проекта, участники проекта |
При приближении завершения очередной стадии |
Разработка и согласование планов и выявление потенциальных проблем |
|
Согласование требований к системе |
Согласовать требования к системе |
Участники проекта, менеджеры пользователей |
В начале проекта, при возможных изменениях в функциональности устанавливаемой системы |
Обсуждение требований по процессам, анализ возможности технической реализации данных требований в системе, поиск альтернативных решений |
|
Встречи с пользователями |
Согласовать текущий статус, дальнейшие планы и вовлеченность пользователей |
Менеджер проекта, участники проекта, пользователи, менеджеры пользователей |
При приближении тестирования и запуска системы, когда необходимо вовлечение пользователей |
Информирование о текущем статусе, объявление о начале тестирования, об участии в переходе на систему, о любых изменениях в планах |
|
Аудиторские оценки (при необходимости) |
Оценить надежность и качество системы |
Менеджер проекта, участники проекта, аудиторы, пользователи |
При приближении запуска системы |
Проведение проверки надежности и качества системы |
Приложение 1.
Прием заказа.
1. Прием заказа:
1.1. Заказ принимается по:
1.1.1. Электронной почте
1.1.2. Факсу
1.1.3. Телефону
1.2. Типы заказов: 22 паллетные, 33 паллетные а/м, ж/д вагоны или контейнеры
1.3. Типы транспортировки:
1.3.1. Доставка транспортом компании
1.3.2. Самовывоз
2. При необходимости корректировки заказа - оператор звонит заказчику и согласовывает изменения в заказе
3. Ввод заказа в систему:
3.1. Заказ (заголовок):
3.1.1. Покупатель
3.1.2. Номер заказа
3.1.3. Требуемая дата доставки
3.1.4. Дата обработки заказа
3.1.5. Дата действия прейскуранта
3.2. Заказ (строчки):
3.2.1. Код товара
3.2.2. Кол-во коробок
3.2.3. Единица измерения (коробка)
4. Заказ трансформируется в Поставку:
4.1. Поставка (заголовок):
4.1.1. Получатель
4.1.2. № поставки
4.1.3. Вес поставки
4.1.4. Дата отгрузки (предлагается системой)
4.2. Поставка (строчки):
4.2.1. Код товара
4.2.2. Кол-во коробок
4.2.3. Единица измерения (коробка)
4.3. Кредитный контроль (разрешение/ блокировка/ изменение заказа) и проверка на наличие товара (товар есть/ товара нет ® изменение заказа) осуществляются системой
5. Сравнение заказа и измененного заказа: генерирование отчета об отказах
6. Окончательное согласование заказа при необходимости:
6.1. Изменения согласовываются по телефону
6.2. Оператор подтверждает заказ
6.3. Заказчику сообщается номер заказа и сумма к оплате
7. Транспортная группа согласовывает доставку товара
7.1. Отчет о заказах к отгрузке
7.2. Заказ на перевозку
7.3. Ввод транспортных данных в систему
8. Распечатка заказа
9. Формирование подборки заказа в системе для склада:
9.1 Заголовок:
9.1.1. Получатель
9.1.2. № поставки
9.1.3. Дата отгрузки
9.1.4. Общий вес
9.2. Строчки:
9.2.1. Склад
9.2.2. Камера
9.2.3. Товар
9.2.4. Количество
9.2.5. Единица измерения (коробки)
9.2.6. Подобранное количество
9.2.7. Единица измерения (коробки)
9.3. Сохранение изменений
10. Разноска (пост)
11. Оформление и распечатка счета
12. Генерирование отчета об открытых заказах
13. Генерирование отчета о разрешенных заказах
Приложение 2. Выдержка из начального плана проекта.
Project Organisation
Project Sponsor
Person A F&A Manager Russia
Person B Logistics Manager Russia
Other Board Members
Person C IT Manager Russia
Steering Team
Person D
Person E
Person F
Person G
Project Manager
Person H IT Project Manager
Project Team
IT: Person I IT Analyst
Person J IT Analyst
F&A: Person K F&A Clerk
Logistics: Person L Logistics Project Manager
Logistics: Person M Logistics Project Assistant
Warehouse: Person N Warehouse Manager
Local Resources
Logistics: Person O Logistics Development Manager
Person P OSB Manager
Person Q Moscow Distribution Manager
Person R Deployment Manager
Person S Moscow WH&Transport Manager
Person T Supply Planning Manager
Person U Customs Manager
Warehouses: Person V Warehouse “A”
Person W Warehouse “B”
Person X Warehouse “C”
F&A: Person Y Accounting Manager
Person Z GL Supervisor
Person AA Banking Manager
Скачать реферат