Информационные технолгии

Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение.

Издательство газеты ООО «Покупай» — юридическое лицо по организационно-правовой форме и форме собственности, осуществляющее подготовку и производство печатной продукции, то есть осуществляющие деятельность в сфере изготовления печатных изданий.

Эта организация зарегистрирована в виде издательства и редакции.

Редакция, специализируется на выпуске однотипной печатной продукции — газеты «Покупай»

Издательская деятельность осуществляется в совокупности с другими видами работ (в частности, тесно связана с деятельностью типографий, а нередко издательства имеют и свою полиграфическую базу), бухгалтерский и налоговый учет которых также имеет свои особенности.

Информация в организации формируется из внешних и внутренних источников.

Внешняя информация состоит из:

1.Обязательной для использования, так как любая организация юридически ответственна. Это нормативно-законодательные акты, кодексы, указы, постановления и т.п. На предприятии имеется консультационно-правовая база «Консультант Плюс», в которой содержится вся необходимая правовая информация. Мне, как главному бухгалтеру эта правовая база более чем необходима.

2. Используемой для эффективного управления производством.

3. Рекомендательного характера.

Предложения о рекламе в нашей газете, оказания услуг, повышения квалификации сотрудников

4. Не используемой непосредственно в процессе управления производством.

(Предложения участвовать в конференциях, совещаниях и других общественных мероприятиях и т.д.)

Внутренняя информация освещает производственно-хозяйственную и экономическую деятельность организации. В процессе управления производством различают также информацию:

-условно-постоянную, т.е. справочно-нормативную, составляющую более половины всей необходимой информации для управления производством;

-переменную, которая оперативно показывает состояние производства, изменения во внешней среде организации.

Так как организация выпускает газету, она является распространителем информации. В газете печатаются объявления различного характера: от продажи детских колясок до квартир и автомобилей. Также размещаются материалы рекламного характера, которые являются источником информации для потребителей.

Я занимаю должность главного бухгалтера, поэтому нахожусь в курсе практически всей информации, которая, так или иначе, оказывает влияние на предприятие.

Ко мне информация поступает от поставщиков рекламы, от типографии, которая печатает продукцию, от работающего персонала (листки нетрудоспособности) и т.д., в виде первичных документов, которые в свою очередь, обрабатываю и заношу в различные ведомости или книги (книга покупок или продаж). На основе всей необходимой документации составляю отчетность в налоговые органы и отчеты директору и учредителям.

Для эффективного управления производством требуется оперативный сбор переменной информации и высокие темпы ее обработки и передачи.

Информация, возникающая в ходе производства, является первичной. Однако в процессе управления производством менеджерам нужна и вторичная информация, которая получается в результате переработки первичной информации по соответствующим алгоритмам и используется в процессе принятия управленческих решений.

Вся информация, технические средства обработки и передачи ее, используемые в процессе управления производством, представляют собой информационную систему.

Система информации и менеджмент на любом уровне управления образует функциональное единство, оставаясь при этом различными по своему назначению и структуре. Система управления на предприятии может иметь различную структуру в зависимости от масштабов предприятия, его специфики, технического уровня производства и т.д. Информационная же система по структуре всегда будет одинаковой при любых объемах производства: сбор, передача, обработка, хранение информации. Изменение объема и содержания информации не повлияет на структуру системы информации, а только изменит ее количественную сторону (технические средства сбора, обработки и передачи информации).

По форме отображения информацию можно подразделить на аудиоинформацию, визуальную и аудиовизуальную. Форма отображения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления. Визуальная информация - графики, диаграммы, таблицы и т.п., характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщать группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции, характер, зависимости и т.д. Наглядные формы отображения информации способствуют совершенствованию информационного обеспечения управления.

Аудиоинформация - информация, принимающаяся на слух. В настоящее вре­мя в управлении используются следующие формы фиксирования и передачи аудиоинформации - использование звукозаписи, получаемой с помощью магнитофонов и диктофонов и т.п. с последующим воспроизведением.

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информа­цию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей широкое распространение в процессе управле­ния.

По форме представления можно выделить информацию: буквенную, цифро­вую и кодированную. Цифровая информация играет важную роль в процессе управ­ления, так как цифры более емки в информационном отношении, так как вносят точ­ность в представляемую информацию. Однако в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам представления информации. Буквенная информация по­могает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, со­держательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. Кодированная информация предназначена для использования современ­ных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, пере­давать, обрабатывать информацию.

По источникам получения можно выделить внешнюю и внутреннюю информацию, а также можно выделить: входящую и исходящую информацию, дифферен­цируемую по уровням системы управления. Выделение информации по источникам ее возникновения играет важную роль в проектировании информационных систем.

По роли информации в разработке решения можно выделить: плановую, отчетную, статистическую, контрольную и т.д. Упорядоченность информации создаст благоприятные условия для ее поиска и использования при разработке управленче­ских решений.

Информация в процессе управления претерпевает различную обработку, в результате чего появляется новая информация. По степени обработки информацию можно разделить на первичную и вторичную (производную). Эффективность управления существенно зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, так как она является основой всех информационных потоков, определяет дос­товерность и ценность вторичной информации. В практике менеджмента нередки случаи, когда оформлению первичных документов, фиксированию первичной, исход­ной информации уделяется недостаточно внимания. Если нет строгого порядка в фиксировании первичной информации, то, как бы строго и точно не рассчитывалась (обрабатывалась) она, в дальнейшем все показатели (вторичная информация) будут давать искаженное представление о состоянии системы.

 Скачать реферат