Малое торговое предприятие

ВВЕДЕНИЕ.

Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности, умение считать деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе порой срок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильных решений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, решать задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития.

В данной работе будет предложен план создания автоматизированной системы обработки экономической информации (далее – АСОЭИ) бухгалтерии унитарного торгового предприятия «Норд». Чтобы эффективно руководить предприятием, особенно в такой динамичной сфере деятельности как торговля, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные потоки экономической информации, используемые для решения вопросов оптимизации управления, поэтому бухгалтерия предприятия особенно нуждается в АСОЭИ. Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе, необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота, проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок, а АСОЭИ значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению необходимого анализа и при этом экономит немало времени. При работе с клиентами АСОЭИ также востребована – минимально сократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной АСОЭИ.

Назначение АСОЭИ УП «Норд».

Предприятие «Норд» занимается оптовой торговлей электрооборудованием и электроинструментами. Учредитель - ЧУПТП «Норд» г.Минск.

В штате предприятия помимо директора и главного бухгалтера имеются бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь, два менеджера по продажам и снабжению, кладовщик. Таким образом, можно выделить два основных блока, нуждающихся в автоматизации – бухгалтерия и менеджерский отдел.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, где будет использоваться для обработки первичной документации, возникающей как в отделе менеджмента, так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки; работы с банком, обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»; составления финансового и экономического анализа состояния предприятия на любой момент времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИ прежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных документов; анализа спроса и предложения, существующего на региональном рынке.

Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:

· Экономия затрат рабочего времени бухгалтера;

· Высокая скорость при обработке документов;

· Сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;

· Быстрое осуществление платежей со счетов предприятия;

· Возможность оперативно предоставлять необходимую информацию в другие отделы предприятия;

· Усиление контрольных и аналитических функций бухгалтера;

Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит в следующем:

· Экономия затрат рабочего времени менеджера;

· Повышение качества и сокращение времени обслуживания клиентов;

· Оперативная связь с поставщиками и заказчиками.

Требования к АСОЭИ.

Основные требования предъявляемые к АСОЭИ заключаются в следующем:

1. Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна обеспечить безболезненный переход что достигается через: - модульность системы; - систему гибких отчетов;

ü Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для решения конкретных задач:

-вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;

-горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных производителей;

ü Возможность настройки АСОЭИ.

2. Надежность - функционирование АСОЭИ обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

ü Пользователи должны иметь возможность диагностирования технических и программных средств.

3. Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:

ü развитие структур доступа к различным подсистемам;

ü регламентация работы с системой;

ü использование специального оборудования, шифров.

4. Окупаемость - важно затрачивать минимум средств, но минимизация средств должна сочетаться с надежностью, производительностью системы.

5. Дружественность - система должна быть простой, удобной для освоения, изучения, использования. Средства:

ü использование меню, подсказок,

ü наличие системы исправления ошибок.

ü информационная совместимость между функциональными блоками системы.

Общая структура объекта автоматизации.

Функциональная часть АСОЭИ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его имущест­венном положении, необходимую внутренним и внешним пользо­вателям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие хозяй­ственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и фи­нансовые результаты.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии УП «Норд» с численностью служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняет следующие функции:

1. обеспечение своевременных и правильных расчетов по налоговым и другим платежам предприятия;

2. ввод в систему необходимой информации о покупателях и поставщиках, сотрудниках предприятия;

3. осуществление денежных платежей и кассовых операций;

4. обеспечение других отделов предприятия необходимой информацией экономического и аналитического характера;

В состав бухгалтерии входят следующие функциональные блоки:

n АРМ главного бухгалтера.

n АРМ бухгалтера-кассира;

n АРМ бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей;

Функциональное назначение АРМ главного бухгалтера состоит в следующем:

· Осуществление общего руководства работой бухгалтерии – издавать приказы о проведении ревизий на предприятии, давать указания о необходимых платежах с расчетного счета;

· Начисление налоговых платежей УП «Норд» и предоставление расчетов в Инспекцию МНС;

· Осуществление контроля за работой бухгалтера-кассира и бухгалтера по учету ТМЦ и консультирование их по мере необходимости;

 Скачать реферат