Контроль и оценка деятельности служащих

Использование подобных единиц измерения связано с наличием таких трудностей, как классификация по каким-либо признакам всех поступающих сообщений или происходящих событий. Чем более общий характер носит работа, тем больше классификаций сообщений будет использоваться, а так как периодичность работы с сообщениями не всегда наблюдается, то и использование данной единицы как основной в процессе контроля и оценки становится невозможным.

Для простоты обработки данных, а также из-за дефицита информации автор попытался произвести классификацию объема и качества документов с целью последующего анализа сложности документарных работ по подразделениям организации и оценки эффективности. Основные характеристики документооборота по ТФ ОМС приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Форма документа	Объем документа, печ. стр.	Признак		Примечания
		входящий	исходящий
1. Законы РФ, Постановления правительства и местной администрации	3-10	+	-
2. Временные порядки и порядки отношений в системе ОМС Минфина и Минздрава	2-5	+	-
3. Нормативные документы Минздрава	0,5-6	+	-	С 67 по 97 год
4. Методические рекомендации Территориального фонда ОМС	текст: 2-3 формы: 7-10	-	+	Ежегодное обновление
5. Тарифные соглашения		+	+
6. Прейскурант на медуслуги	табл: 5-10	+	+	Ежеквартальное обновление
7. Формы статотчетности	табл: 3-17	+	-
8. Письма различного уровня	0,5-3	+	+

На основе этой таблицы появляется возможность получить качественные оценки текущей работы сотрудников.

Все входящие и/или исходящие документы обязательно проходят канцелярию, заместителя директора и исполнительного директора. Остальной путь документа может меняться в зависимости от его формы, цели и предназначения, но в любом случае он фиксируется, а значит, есть возможность оценить объем работ по отделам. На рис. 3 и 4 показаны две документограммы по исходящему и входящему-исходящему документу.

На сегодняшний день в ТФ ОМС, как и во многих других организациях, возникают проблемы, связанные с оптимизацией документообора – во-первых, некоторые документы, в силу неопределенности цели, проходят множество отделов, прежде чем доберутся до компетентного работника. Во-вторых, многие документы находятся в работе (а точнее – дожидаются своей очереди) довольно длительное время, что связано, прежде всего, с отсутствием приоритетов и регламента работы. Данная работа не велась, так как отсутствовала система, позволяющая оценивать документы с точки зрения важности, срочности, уровня трудозатрат и квалификации работников.

В целях повышения эффективности труда и учета личного вклада каждого работника автором было сделано предложение: в дополнении к существующей системе учета поручить канцелярии учет индивидуальной работы над документами в виде стандартизованных сопроводительных карточек, которые бы заполнялись непосредственно после обработки документа на местах (в отделах). После работы с документами и поступления их в канцелярию составлялись бы документограммы с указанием видов работ (не ознакомился, ознакомился, изучил, исправил, утвердил) и имен сотрудников[17]. Таким образом, происходил бы учет проделанной работы каждым сотрудникам, а так же была бы выработана концепция потоков документов.

Данная мера может быть осуществлена как временная, т.е. после составления классификаций всех документов и изучения особенностей по каждой классификации, все показатели работы с документом (важность, срочность, уровень трудозатрат и квалификация работника) будут устанавливаться за счет экстраполяции качеств документов, входящих в ту же классификацию.

Новые подходы к контролю и оценке служащих

Система сетевого контроля и оценки эффективности труда

В работе уже упоминались проблемы, связанные осуществлением контроля. Все их можно выделить в две группы:

- при увеличении масштабов контроля резко возрастают издержки, что и делает систему контроля неэффективной;

- использование стандартных основ для контроля, например, планирования, приводит к отсутствию текущего контроля, так как планирование или бюджетирование, как правило, происходит на более высоком уровне, не учитывает промежуточной работы, стандартная отчетность может не содержать необходимые данные и не дает качественную информацию.

Автор данной работы задался целью создать такую систему контроля, которая бы при эксплуатации не отнимала у руководителя много времени и в любой момент времени могла бы предоставить информацию о достигнутых результатах в деятельности сотрудников.

Принципом построения данной системы должно быть планирование, но планирование на качественно новом уровне. По мнению автора, для того, чтобы система была понятна и проста в использовании, она должна быть достаточно формализована, но формальным должен быть не подход в создании системы, а лишь функция контроля, который должен будет носить лишь информационную функцию и выдавать результаты при сравнении фактических и плановых показателей в виде "истина" или "ложь". Но для этого необходимо наличие четких планов.

Построение данной системы состоит из четырех основных этапов.

Этап первый. Руководитель ставит перед работником конкретную задачу, определяет основные условия и ограничения (сроки, методы, объемы, качество, ресурсы). В соответствии с поставленной задачей работник разрабатывает план ее решения с учетом всех ограничений и требований, после чего план в случае необходимости корректируется и утверждается руководителем. Утвержденный план принимается за основу действий, его полное выполнение должно принести подчиненному 100% установленного вознаграждения.