Анализ информационной составляющей системы управления на примере ООО "Радуга"

Принимая во внимание специфику предприятия ООО «Радуга» можно сделать следующий вывод: предлагаемые на рынке автоматизированные системы управления персоналом, либо недостаточно гибки, либо обладают излишней мощностью. При этом в любом случае требуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах. Поэтому для данного предприятия целесообразно создать новую АС, с учетом специфики конкретного предприятия, способную решить поставленные задачи и быть приемлемой по цене.

Таким образом, создание автоматизированной системы, преследовало следующие цели:

– автоматизация работы отдела кадров;

– повышения производительности труда отдела кадров;

– уменьшения затрат на содержание отдела кадров.

Информационные потоки, используемые на предприятии

2.1.1 Функции отдела кадров

К основным кадровым функциям можно отнести:

– прием на работу новых сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

– воинский учет;

– учет членства в профсоюзе;

– оформление отпусков;

– оформление больничных листов;

– ведение штатного расписания;

– отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

2.2 Описание документопотоков

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 01 и 02). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

2.2.1. Отдел кадров — бухгалтерия

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

– приказы о приеме на работу;

– приказы о кадровом перемещении;

Рисунок 1. Основные документы, исходящие из отдела кадров

				сотрудники
		руководство

Рисунок 2. Основные документы, входящие в отдел кадров

– приказы об увольнении;

– приказы по отпуску;

– больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

2.2.2 Отдел кадров – Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– анкета застрахованного лица;

– заявление об обмене Страхового свидетельства;

– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

– листок исправлений;

– запрос об уточнении сведений;

– справка о смерти;

– опись документов, передаваемых работодателем;

– сопроводительная ведомость;

– справка о соответствии;

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

2.2.3 Отдел кадров – руководство

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

– индивидуальные сведения по сотруднику;

– списки сотрудников;

– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

– штатное расписание.

2.2.4 Отдел кадров – органы статистики

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.

3. SWOT - анализ информационной инфраструктуры фирмы

Для составления матрицы SWOT составим таблицу факторов внешней среды (Таблица 01)

Таблица 01. Внешние факторы

Группа факторов	Фактор	Проявление	Вер-ть	Влияние	Реакция
Экономи-ческие	Высокие темпы инфляции	Обесценение денежных накоплений предприятия	70 %	Рост цен на товары, снижение объемов продаж, банкротство	Создание накоплений слабо подверженных влиянию инфляции
	Повышение налоговой ставки	Отток свободных денежных средств	29 %	Рост цены на товары, снижение объемов продаж	Поднятие цены либо уменьшение прибыли за счет снижения наценки на товар
Постав-щики	Поставщики продукции	Появление новых поставщиков	20 %	Получение дополнительной прибыли из-за снижения цен, вследствие конкуренции среди поставщиков	Заключение договоров с новыми, если они более выгодны, поставщиками,
Потреби-тели	Отечеств. рынки	Увеличение спроса	70 %	Увеличение прибыли	Увеличить объем продаваемого товара, поднять цену
		Падение спроса	31 %	Уменьшение прибыли	Уменьшение объемов продаваемого товара, поиск альтернативных или иных товаров с большим спросом
Социаль-ные	Социальная нестабиль-ность	Падение спроса, массовые беспорядки	12 %	Разлад в фирме, снижение товарооборота, прибыли	На фирме ведется политика по защите от социального фактора
Конку-рентные	Действия конкурен-тов	Падение цен, уменьшение доли рынка, уменьшение спроса	55 %	Уменьшение получаемого дохода, снижение объемов продаж,	Рекламные акции, проведение ценовой политики направленной на установление нужной цены

Компания Консом групп разработала новую сетевую информационную инфраструктуру