Организация работы менеджера

Ø Вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справочного материала;

Ø Кресла, стулья (подъемно-поворотные);

Ø Шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).

Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливается из расчета не менее 4 м2 на одного работника.

Исходя из рациональной структуры и утвержденного штатного расписания организации, решается вопрос о наиболее удобном размещении работников и распределении площади между отделами пропорционально их численности и с учетом взаимосвязи между ними.

Рациональная организация управленческого труда связана и с правильной планировкой и размещением помещений.

При этом следует соблюдать следующие правила:

Ø Отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;

Ø Смежные отделы должны располагаться рядом.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следующие требования:

Ø Рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом обработки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудников и документов;

Ø Площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует нормативной;

Ø Расстояние между рабочими местами, рабочими местами и стендами, проходы не затрудняют передвижение;

Ø Предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления, обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

Ø Группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности выполняемых работ;

Ø Предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где располагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;

Ø Столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;

Ø Шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

Ø Естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

Ø Обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

Ø Исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);

Ø Рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее внимание уличных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства, определить места подключения питания.

Офисная техника является важной составной частью современного кабинета (офиса)- это компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы и средства связи.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляются, как правило, исходя из критерия «качество-стоимость» в интересах наиболее эффективного вложения средств и их окупаемости.

Чтобы правильно выбрать необходимое печатающее устройство по его качеству и стоимости, необходимо рассчитать стоимость печатной страницы, исходя из учета следующих факторов:

· Стоимость печатного устройства;

· Цены используемой бумаги;

· Затраты на техническое обслуживание;

· Стоимость красящей ленты, картриджа;

· Стоимость печатной головки, озонного фильтра, оптического элемента, установки проявления.

Также неотъемлемой частью кабинета являются факсы. Прежде чем приобрести факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами. Факсы обычно работают на специальной термобумаги в рулонной упаковке, однако в последнее время уже появились аппараты, работающие на обычной бумаге; правда, они стоят дороже.

Если ваш факс подсоединен к компьютеру, то вся поступающая информация может сбрасываться на какой-то определенный файл памяти, а потом, когда у вас появляется время, вы садитесь и просматриваете его.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержание телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

· Оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения тех, кто вам звонил;

· Переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасения, что вас потревожат ненужными звонками;

· В некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит, решать прямо по ходу действия – снимать трубку или нет;

· Вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального абонента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Офисная техника включает в себя и различные модели копировальных аппаратов.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

К средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспособления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их дотирования, регистрации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картотеки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная почта.

Средства административно-производственной связи используют для оперативного управления производственными процессами, а также для обмена между объектами и органами управления оперативной и экономической информацией. Могут быть использованы документальные средства передачи информации – телеграфные, фототелеграфные и бездокументальные: телефоны, радио, телевидение и.т.д.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может быть следующий:

1. Профессиональная персональная ЭВМ (1 комплект).

2. Коммутатор директорской (1 комплект).

3. Часы настольные электронные (1 штука).

4. Прибор канцелярский (1 штука).

5. Папки с быстродействующим режимом (6 штук).

6. Лотки для документации (2 штуки).

 Скачать реферат