Оформление и составление основных видов управленческих документов

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель _

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:

Члены комиссии: 1. _

Должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали: 1. _

Должность, фамилия, инициалы

2. ….

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: В.Н. Кириллов

Подпись

И.Н. Потапов

Подпись

Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел — руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

АКТ

18.05.2000 № 12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии:

Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й — в дело № 1—23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись ГГ. Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет

Директор Н.И. Петров

Исх. №

Дата

Пример шифрованной телеграммы:

КЕМЕРОВО АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕ- ТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет _

Директор К.П. Сомов

Исх. №

Дата

 Скачать реферат